Kapitel 1 - Allgemeine Anleitungen

Firmendaten und Logos einstellen

Für die Ausgabe Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften, Kassenbelege usw. mit Ihren Firmendaten und Logos müssen die Daten im Modul Login in den Systemeinstellungen hinterlegt werden.

Hinweis: In den Druck Layouts befinden sich keine Texte oder Grafiken, sondern nur Felder die die Daten anzeigen, die Sie in den Systemeinstellungen eingegeben haben. Das heißt, dass sie nicht das Layout in den Print Dateien ändern müssen.

Die Layouts können Sie zusätzlich anpassen, wenn Sie es an Ihre Corporate Identity anpassen wollen. Eine Anleitung dafür finden Sie hier:

Beispiel Rechnungs Layout

Hier sehen Sie das Standard Rechnungs Layout im Seitenansichtsmodus. Oben rechts befindet sich das Logo, darunter befindet sich die Adresse.

1. Das Firmenlogo erscheint auf der rechten Seite
2. die Anschrift wird rechtsbündig gedruckt

Und so sieht das Layout im Layout Modus aus: wie Sie sehen, enthält das Layout keine Daten.

1. Das Feld für das Logo geht über die gesamte Seitenbreite
2. Dies ist der Platzhalter für die komplette Adresse

Firmendaten eingeben

Gehen Sie in das Modul Login und klicken Sie auf System Einstellungen.

1. Klicken Sie auf Firmen Einstellungen, um in das entsprechende Layout zu kommen
2. hier befinden sich auch die Button um die Print Layouts direkt aufzurufen
3. unten rechts in diesem Layout können Sie die Freischaltcodes für die AddOns eingeben

Firmen Einstellungen

In diesem Layout können Sie ihre Adressdaten, Steuernummern und Bankdaten eingeben. Wenn Sie die Standard oder die Professional Version einsetzen, achten Sie darauf, dass Sie den richtigen Mandanten ausgewählt haben. Wenn Sie mcn Commerce das erste Mal einrichten, finden Sie dort unsere Firmendaten. Diese können Sie einfach mit ihren Daten überschreiben.

1. Auf dem ersten Tabulator/Reiter finden Sie die Adressdaten
2. Sie brauchen nicht beide Fußzeilen auszufüllen, aktiv (d.h. in den Drucklayouts)
   ist derzeit nur die breite Fußzeile

1. Der Name in diesem Feld ist der Name, der im Modul Login Layout: System Settings angezeigt wird
2. Hier wählen Sie die Aktion Sprachen aus, um Einstellungen bezüglich der Sprache vorzunehmen.

Logos einfügen

Klicken Sie in diesem Layout auf den Tabulator/Reiter Logos

1. Wir befinden uns im Modul Login Layout System Settings Aktion Logos.
2. Um eine Grafik in das Feld einzusetzen, klicken Sie auf den Button Bild einfügen

Hinweis: Wie sie in dem Screenshot des Layout Modus (oben) gesehen haben, ist das Feld für das Logo sehr groß und geht über die gesamte Seitenbreite. Wenn Sie ein kleines Logo einfügen, wird dieses zentriert und oben auf der Seite angezeigt. Wenn Sie ihr Logo, so wie unser Logo, rechtsbündig platziert haben möchten, müssen Sie die Grafik selber mit einer weißen Fläche erweitern:

Wie Sie anhand unseres Logos sehen können, wird unser Logo ebenfalls zentriert platziert, der sichtbare Teil der Grafikdatei erscheint aber rechtsbündig.

Mandanten

In mcn Commerce Standard und Professional können Sie beliebig viele Mandanten anlegen. Bei der Auslieferung ist ein Mandant mit unseren Daten angelegt. Diesen Mandanten haben wir angelegt, damit Sie die Daten mit Ihren eigenen Daten überschreiben. Auf diese Weise erklären sich die meisten Felder von alleine.

Achten Sie darauf, für welchen Mandant Sie die Systemeinstellungen ändern. Der Name des Mandenten wird im Feld Mandant angezeigt.

Als Administrator können Sie alle Mandanten bearbeiten. Wenn Sie die Systemeinstellungen aufrufen, wird immer der erste Mandant eingeblendet. Wenn Sie z.B. Währungen für Mandant 2 ändern wollen, müssen Sie zu dem entsprechenden Datensatz blättern.

Neue Mandanten anlegen

In den Firmen Einstellungen (Modul Login > System Einstellungen > Firmen Einstellungen) können Sie mit den beiden Button in der Status Leiste einen neuen Mandanten anlegen oder den vorhandenen duplizieren.

Mandanten wechseln - Mitarbeiter wechseln

Mandanten und Mitarbeiter sind in mcn Commerce direkt verknüpft: Bei der Einrichtung der Mitarbeiter werden die Mitarbeiter einem Mandanten zugewiesen.

Daraus folgt:

• Wenn Sie 3 Mandanten haben, bekommt ein Mitarbeiter, der in allen 3 Mandanten arbeiten soll, 3 Accounts mit entsprechender Zuweisung (z.B. Müller1, Müller2, Müller3)
• Mitarbeiter, die nur in einem Mandanten arbeiten sollen, bekommen nur den einen Mandanten zugewiesen
• Ein Mitarbeiter mit "normalen Mitarbeiter"-Rechten bei Mandant 1 kann bei Mandant 2 "wAdmin"-Rechte haben

Um den Mandant zu wechseln, melden Sie sich mit anderen Mitarbeiter Daten beim System an, oder klicken Sie im Layout Login auf Aktion > Anwender wechseln

1. Die Startseite im Modul Login
2. In der Seiten Navigation können Sie mit dem Punkt Anwender wechseln mit entsprechenden Einstellungen des Mitarbeiters den Mandant wechseln

Mitarbeiter Einstellungen

Neue Mitarbeiter anlegen - Mitarbeiter Einstellungen

Allgemeine Informationen

• Die Mitarbeiter werden im Modul Login eingerichtet
• Bei der Einrichtung werden die Anwenderrechte festgelegt
• Für jeden Mitarbeiter kann ein Template und verschiedene Voreinstellungen für die Benutzeroberfläche und die Fenster (Mac OS X: Einzel-/Multifenster Modus, vorheriges Modul ausblenden) eingestellt werden
• Die Mitarbeiter werden einem Mandanten zugewiesen

Einen neuen Mitarbeiter anlegen

• Klicken Sie im Modul Login in der Seitennavigation auf den Punkt Mitarbeiter Einstellungen
• Im Layout Mitarbeiter Übersicht klicken Sie auf den Button Neu
• Geben Sie die Mitarbeiter Daten ein
• User Gruppe mcn Commerce auswählen: Damit werden die Rechte zugewiesen, die der Anwender für das Warenwirtschaftssystem bekommt
• Kontonamen angeben (Vornamen oder Nachnamen)
• Passwort eingeben (wird nicht angezeigt)
• Template (Farbe der Anwender Oberfläche) auswählen (Standard ist 9). Eine Übersicht über die Templates finden Sie hier:
  
  Templates

Die Anwender Rechte

Jeder Mitarbeiter wird einer Gruppe zugewiesen, die bestimmte Rechte hat. Damit wird z.B. sichergestellt, dass nur bestimmte Anwender Einkaufspreise und Margen sehen oder die Funktion "Alle Datensätze löschen" ausführen können.

Programmeinstellungen für den Mitarbeiter

Die Einstellungen können für jeden Mitarbeiter individuell eingestellt werden.

1. Im ersten Feld wählen Sie den Mandanten aus, der beim Login des Users aufgerufen wird.
2. Im Feld Layout wird das Template ausgewählt
3. In diesen Feldern gibt es verschiedene Einstellungen für die Fenster und Layouts:
   
   • Hilfetexte im Layout werden vor allem im Modul Internet oder bei erklärungsbedürftigen Bereichen eingeblendet.
   • Fenster beim Wechseln der Dateien ausblenden: Nur für Mac OS X im normalen Multifenster Modus: Manche Anwender arbeiten gern mit mehreren Fenster parallel. Wenn dieses Feld ausgewählt ist, wird beim Modulwechsel das Modul, aus dem in das nächste gewechselt wird, ausgeblendet.
   • Layout Einkauf Kommission überspringen: Wenn Sie im Modul Verkauf keine Ware bestellen oder Kommission erstellen müssen, können Sie das Layout dauerhaft überspringen
   • Modulinfo bei Modulstart ausblenden: In den Hauptmodulen wird beim Starten des Moduls die Modulinfo Seite angezeigt, in der Anleitungen zu diesem Modul aufgeführt sind. Diese Funktion ist für neue Mitarbeiter sinnvoll, erfahrene Mitarbeiter, werden wohl gern dieses Layout überspringen.
   • Erweiterte Layouts ein: Die Detail Layouts der Hauptmodule haben eine Standard und eine Erweiterte Ansicht (Beispiel: Modul Verkauf / Layout Auftragsdaten: Hier finden Sie die Einstellungen für die Sprache, Währungen und die Online Shops), die mit dieser Funktion dauerhaft eingeschaltet werden kann.

Einzelfenster Modus (Mac OS X)

In Mac OS X werden alle Module in einzelnen Fenster dargestellt und können beliebig über alle angeschlossenen Monitore unabhängig voneinander positioniert werden. Manche Anwender arbeiten aber lieber im Einzelfenster Modus, bei dem ein Modul zur Zeit angezeigt wird.

Dies kann mit mcn Commerce für jeden Anwender individuell eingestellt werden.

1. Hier wird der Einzelfenster Modus eingestellt
2. Hier stehen die Koordinaten
3. Sie können das Fenster des Login Moduls auf die gewünschte Größe und Position ziehen und mit diesem Button die Fenstergröße als Vorgabe für alle Module speichern
4. Mit diesem Button werden die aktuellen Koordinaten als Vorgabe geladen: Bei jedem Modul wird beim nächsten Layoutwechsel das Fenster auf diese Koordinaten gestellt.

Anwender und Gruppen

Das Layout Anwender und Gruppen wird aus den Layouts Mitarbeiter Übersicht und Mitarbeiter Einstellungen aufgerufen. Bei den Mitarbeitern handelt es sich um echte Personen, die Menge der Anwender und Gruppen ist die Menge der Mitarbeiter und zusätzlich statische Gruppen (ALL, EVERYBODY) und vom Administrator angelegte Gruppen (Z.B. GRUPPE: Vertrieb).

Aus der Liste der Anwender und Gruppen werden Auswahllisten (z.B. für die Auto Pilot Funktion) erstellt. Beim Auto Pilot können Sie außer den echten Anwendern auch die Werte ALL, EVERYBODY und Ihre eigenen Gruppen auswählen.

Wenn Sie eine neue Gruppe anlegen wollen, klicken Sie auf den Button neu. Geben Sie einen eindeutigen Wert im Feld Gruppenname an. Das Feld Name kann nicht geändert werden und bleibt bei Gruppen leer. Die Zuordnung der Mitarbeiter zu den Gruppen erfolgt im Layout Mitarbeiter Einstellungen. Dort gibt es ein Portal für die Gruppenzuordung. Ein Mitarbeiter kann Mitglied in mehreren Gruppen sein.

Anwender Rechte System (ARS)

Ab Version 7.8.12 wurde das Anwender Rechte System (ARS) mit den User Gruppen durch ein neues, flexibles System mit individuellen Werten erweitert.

Hinweis: Das neue System ist sowohl für Kunden, für die ein simples System ausreicht, als auch für Kunden, die die Anwender Rechte sehr individuell einstellen wollen, geeignet, da die bisherigen User Gruppen noch eine Funktion haben: Wenn der Admin für einen Mitrabeiter eine User Gruppe auswählt, reicht ein Button Klick um alle neuen ARS Werte mit den zur User Gruppe gehörenden Standard Werten zu setzen.

Ausgehend von den Standard Werten kann jedes einzelne Recht individuell überschrieben werden.

Anwender Rechte einstellen im Layout Mitarbeiter Einstellungen

1. Für jeden Mitarbeiter legen Sie eine User Gruppe fest
2. mit diesem Button setzen Sie zunächst alle Standard Werte
3. In diesem Feld werden die Standard Rechte für die ausgewählte User Gruppe angezeigt
4. Wird ein Verbot individuell durch eine Erlaubnis überschrieben, wird das Feld grün dargestellt
5. Wird eine Erlaubnis individuell durch ein Verbot überschrieben, wird das Feld rot dargestellt

Neue Anwender Rechte über Datenpflege

Wenn bei Updates neue Anwender Rechte hinzukommen, braucht der Administrator nichts zu machen: Durch die Datenpflege, die nach jedem Update ausgeführt werden muss, werden eventuell neu vorhandene Anwender Rechte mit den zur User Gruppe gehörenden Standard Werten bei jedem Mitarbeiter automatisch hinzugefügt.

Neuen Mitarbeiter angelegen

Wenn der Administrator einen neuen Mitarbeiter anlegt, braucht er nur auf den Button Standardwerte für User Gruppe setzen zu klicken. Damit werden alle Anwender Rechte mit den zur User Gruppe gehörenden Standard Werten hinzugefügt.

Button Standardwerte für User Gruppe setzen

Der Button Standardwerte für User Gruppe setzen hat 2 Funktionen:

1. Bei neuen Mitarbeitern werden die Standard Rechte Funktionen hinzugefügt
2. Sind Rechte Funktionen vorhanden, werden diese auf die Standard Werte zurückgesetzt, in dem alle individuellen Werte für diesen Mitarbeiter entfernt werden.

Individuelle Anwender Rechte setzen

Für jeden Mitarbeiter können die Rechte für jede aufgeführte Funktion individuell gesetzt werden.

• Der Wert 1 erlaubt die Funktion
• Der Wert 0 verbietet die Funktion
• wenn der Standardwert bereits das gewünschte Recht gesetzt hat, ist ein individueller Wert nicht erforderlich

Beispiel:
Sie wollen den Mitarbeitern verbieten, Kassenbelege erneut aufzurufen, für die schon eine Belegnummer existiert: Setzen Sie bei den entsprechenden Mitarbeitern bei der Funktion Beleg mit Belegnummer erneut aufrufen den individuellen Wert auf 0. Damit überschreiben Sie bei diesen Mitarbeitern den Standardwert.

Layout Template Einstellungen

Individuell für jeden Mitarbeiter

In Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben wir eine Auswahl von verschiedenen Layout Template entwickelt, die für jeden Mitarbeiter einzeln eingestellt werden können.

Template 1

Template 2

Template 3

Sprache und Design beim Start überspringen

Wenn der Anwender mcn Commerce startet, werden jedes Mal die eingestellte Sprache und das ausgewählte Design geladen, obwohl sich meistens hier überhaupt nichts ändert. Bei einer Einzelplatz Version und im lokalen Netz macht sich das kaum bemerkbar. Für Anwender, die über das Internet auf einen Server zugreifen (Server in der Firma oder einem Internet Provider) ist der zeitliche Unterschied aber erheblich.

Wir haben bei einer langsamen 3 MBit Internet Leitung und einer Datenbank mit 45.000 Artikeln, 10.000 Kunden und 5.000 Dokumenten folgende Zeit gemessen (ab Eingabe des Usernamens / Passwort): mcn Commerce ist einsatzbereit nach 1 Minute 30 Sekunden.

Das Überspringen des Ladens von Sprache und Design kann nur für alle Mitarbeiter einheitlich eingestellt werden und bedeutet folgende Einschränkungen:

• Alle Mitarbeiter arbeiten mit der gleichen Sprache
• Alle Mitarbeiter arbeiten mit dem gleichen Design (Template)

Auf die Mandanten Funktion hat das Abschalten keinen Einfluss.

Hinweis: Wenn Sie mit einem anderen, als dem Standard Template von mcn Commerce (9) arbeiten, müssen Sie mcn Commerce einmal als Einzelplatzversion starten, das Template einstellen und noch einmal starten. Dadurch wird Ihr individuelles Template als Standard Template gesetzt. Danach können Sie mcn Commerce als Mehrplatzversion über den Server starten.

Die Einstellungen können vom Administrator in den Systemeinstellungen eingestellt werden

1. Im Layout System Einstellungen können Sie
2. einstellen, ob die Sprache und das Design beim Login jedes Mal neu geladen werden sollen

Währungen einstellen

Die Funktionsweise ist für Windows und Mac OS X identisch:

mcn Commerce unterstützt beliebig viele Währungen. Ihre Hauswährung wird einmalig eingestellt.

• Sie können für jeden Kunden eine eigene Währung hinterlegen
• Jeder Auftrag oder jedes Angebot kann unabhängig von den hinterlegten Währungen in einer eigenen Währung ausgestellt werden
• Die Anleitung für Kunden und Aufträge finden Sie in den entsprechenden Bereichen

In dieser Video Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Hauswährung einstellen und wie Sie die Umrechnungskurse ändern.

Hinweis für Online Shop Aktualisierungen (Professional Version): Beim Update der Tabelle Currencies werden die Währungen des aktuellen Mandanten in den Online Shop hochgeladen. Wir empfehlen daher, für alle Mandanten exakt die gleichen Währungen anzulegen.

Auto Complete Funktion

Die Auto Complete Funktion schlägt in manchen Feldern  nach der Eingabe von Buchstaben alle passenden Ergebnisse vor. Je mehr Buchstaben Sie eintippen, um so kleiner wird die Auswahl.

Hinweis: Diese Funktion ist bei mehreren Mandanten nicht sinnvoll und sollte abgeschaltet werden, da diese Funktion die Einträge aller Mandanten anzeigt.

Ausschalten der Auto Complete Funktion

Die Auto Complete Funktion ist komfortabel, aber auch langsamer.

Wichtig wird das Abschalten, wenn über das Internet auf den Server zugegriffen wird. Bei langsamen Internet Leitungen und vielen Daten dauert die Berechnung des Index für die Auto Complete Funktion teilweise ein paar Minuten. Wenn der Index erstmal aufgebaut ist, bleibt er bis zum nächsten Neustart von mcn Commerce erhalten. Wenn Sie über das Internet auf den Server zugreifen und Geschwindigkeit statt eine komfortable Suche vorziehen, können Sie die Auto Complete Funktion abschalten.

Die Funktion kann für jeden Anwender einzeln im Layout Meine Einstellungen abgeschaltet werden. Das Layout erreichen Sie direkt aus dem Startbildschirm im Modul Login.

1. Jeder Anwender kann im Layout Meine Einstellungen seine eigenen Einstellungen setzen
2. Markieren Sie das Feld Auto Complete Funktion abschalten
3. und aktualisieren Sie die Einstellungen.

Neben den fehlenden Vorschlägen gibt es noch einen kleineren Unterschied: In manchen Layouts wird als erstes Suchfeld ein anderes Feld ausgewählt, als mit eingeschalteter Funktion.

Auto Pilot (CronXT)

Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Funktion im Beta Stadium handelt.

Während der Beta Phase ist das AddOn CronXT für alle Anwender freigeschaltet und kann kostenlos getestet werden. Rückmeldungen sind erwünscht.

Die Auto Pilot Funktion ist Bestandteil des CronXT AddOns für mcn Commerce Standard und Professional. Mit dieser Funktion können bereitgestellte Programmfunktionen automatisch ausgeführt werden.

Die Auto Pilot Funktion wird im Modul Login über die Seitennavigation Aktion / Auto Pilot aufgerufen.

Für die Programmfunktionen gibt es folgende Einstellmöglichkeiten:

• Durch Eingabe des Mitarbeiter Namens wird die Funktion nur von diesem Mitarbeiter ausgeführt. Jede Programmfunktion muss einem Mitarbeiter oder einer Anwendergruppe zugewiesen werden.
• Der Zeitintervall gibt an, in welchen Abständen die Funktion ausgeführt wird
• Sie können die Anzahl der Wiederholungen einstellen, bis diese Funktion deaktiviert wird
• Die Startzeit für die nächste Ausführung kann manuell gesetzt werden

1. Im Layout Auto Pilot werden die Programmfunktionen angelegt und einem Mitarbeiter mit einem Ausführungsintervall zugewiesen
2. Der Auto Pilot muss von jedem Mitarbeiter über den Button gestartet werden
3. Bei eingeschaltetem Auto Pilot wird die Anzeige grün
4. Es werden nur aktive Zeitpläne ausgeführt
5. Es werden nur die Zeitpläne ausgeführt, die den Namen des angemeldeten Anwenders haben
6. Hier geben Sie den Intervall in wahlweise in Sekunden (ein Intervall von 600 entspricht 10 Minuten und sollte möglichst der kleinste Intervall sein) oder in Tagen ein.
7. Sie können angeben, nach wie vielen Wiederholungen der Zeitplan deaktiviert wird
8. Die Bezeichnung ist optional
9. Hier wählen Sie die ID der Programmfunktion aus. Wenn Sie auf das Dreieck klicken, erscheint eine Liste mit Klarnamen

Intervall relativ und nicht absolut

Zu Beginn der Ausführung einer Programmfunktion wird der nächste Ausführungstermin auf Basis des eingegebenen Intervalls gesetzt und erst danach die Funktion selber ausgeführt.

Um Überschneidungen von Programmfunktionen zu verhindern, werden die Funktionen immer nacheinander ausgeführt. Dauert die Ausführung einer Programmfunktion länger als ein paar Sekunden, verschiebt sich die Ausführung der nachfolgenden Programmfunktionen entsprechend.

Der eingegebene Intervall in Sekunden bezieht sich immer auf die Dauer seit der letzten Ausführung dieser Programmfunktion und ist immer abhängig von der Zeit, die die vorhergehenden Programmfunktionen gedauert haben.

1. Hier können Sie die Parameter für die Programmfunktionen eingeben.
2. Wenn ein Parameter einen Wert hat, der bei dieser Programmfunktionen nicht vorhanden sein darf, wird die Zeile lila eingefärbt
3. So lange ein Parameter für eine Programmfunktionen fehlt, wird die Zeile rot eingefärbt

1. Hier sehen Sie die Zeitpunkte für die letzte und nächste Ausführung. Sie können den Zeitpunkt für den nächsten Zeitpunkt manuell als Zeitstempel eingeben
2. Mit diesem Button können Sie eine Programmfunktion testen, bevor der Auto Pilot eingeschaltet wird
3. Dieses Feld zeigt an, für welchen Mandanten der Zeitplan eingerichtet wurde. Das Feld ist nicht änderbar

Mandanten

Der Auto Pilot führt die Funktionen genauso aus, wie der Anwender. Wenn der Anwender mit Mandant 1 eingeloggt ist, werden auch die Programmfunktionen mit Mandant 1 ausgeführt.

Auto Pilot am Arbeitsplatz

Der Auto Pilot kann auf einem Rechner gestartet werden, an dem ein Anwender arbeitet. Der Auto Pilot verhält sich so, als wenn ein zweiter Anwender am selben Rechner arbeitet. Während der Auto Pilot seine Funktionen bearbeitet, wird die Oberfläche kurzzeitig gesperrt. Auf Windows Rechnern wird darüber hinaus auch der Bildschirm kurzzeitig aktualisiert. Je einfacher und kürzer die Programmfunktionen sind und je länger der eingestellte Zeitintervall ist, um so unauffälliger arbeitet der Auto Pilot.

Dabei gilt es folgendes zu beachten:

• wenn  Programmfunktionen  ausgeführt werden, die viel Rechenleistung und Zeit benötigen, blockieren diese unter Umständen während der Ausführung die Arbeit des Anwenders an diesem Rechner
• bei der Auto Pilot Funktion erscheinen keine Dialoge, die ein Anwender bestätigen müsste, aber manche  Programmfunktionen  führen umfangreiche Berechnungen aus, bei denen ein Dialog mit Fortschrittsbalken für die Dauer der Berechnung sichtbar wird.

Je nach Rechner Geschwindigkeit, sowie Anzahl und Umfang der Programmfunktionen kann es sinnvoll sein, den Auto Pilot auf einem eigenen Rechner (Stand Alone Auto Pilot) auszuführen.

Multiuser

Die Programmfunktionen werden ausgeführt, wenn der Kontoname (Login Name) des ausführenden Mitarbeiters exakt dem Mitarbeiter Namen des Zeitplans entspricht, oder

• der Mitarbeiter Name des Zeitplans ALL oder EVERYBODY ist
• der ausführende Mitarbeiter Mitglied der Gruppe ist, die im Feld Mitarbeiter steht

Es werden nur die Zeitpläne ausgeführt, für die der Name eingetragen ist, mit dem der Anwender angemeldet ist und die Zeitpläne, bei denen der Anwender Mitglied der Gruppe ist (ALL, EVERYBODY und eigene Gruppen).

Die Anwendergruppe ALL

Jeder Mitarbeiter ist automatisch Mitglied der Gruppe ALL. 

• Die Zeitpläne für die Anwendergruppe ALL werden von demjenigen ausgeführt, dessen Auto Pilot als nächstes ausgeführt wird.
• Sobald ein Mitarbeiter den Zeitplan ausführt, wird der Intervall auf das nächste Ausführungsdatum gesetzt.

Die Anwendergruppe ALL ist für wiederkehrende Rechnungen (z.B. für Miete / Leasing und Abonnements) geeignet.

Beispiel: Ein Zeitplan soll jeden Monat eine Mietrechnung für den Kunden Armatura GmbH aus dem Master Datensatz erstellen. Mitarbeiter Anfurth hat an dem Tag als erster seinen Auto Pilot aktiviert. Dieser führt die Programmfunktion aus und setzt den Interval auf den nächsten Monat.

Die Anwendergruppe EVERYBODY

Bei der Anwendergruppe EVERYBODY soll jeder Mitarbeiter den Zeitplan genau einmal ausführen. Sobald der Zeitplan fällig wird, führt jeder Mitarbeiter die Programmfunktion 1x aus. Danach wird der Anwender Name auf die Exclude Liste für diesen Zeitplan gesetzt und wird von diesem Anwender nicht erneut ausgeführt.

Beispiel: Die Anwendergruppe eignet sich für Erinnerungs Dialogboxen. Zum eingstellten Zeitpunkt erscheint beim Anwender eine Dialogbox (z.B. "Bitte weisen Sie Ihre Kunden auf die Inventur am 31.12. hin")

Eigene Gruppen

Eigene Gruppen funktionieren wie die Anwendergruppe ALL, aber nur für die Mitglieder der Gruppe.

Eine Funktion kann mehrfach erstellt und verschiedenen Anwendern zugeteilt werden.

Programmfunktionen

Mit dem Auto Pilot können bereitgestellte Programmfunktionen mit verschiedenen Parametern (z.B. für verschiedene Online Shops) ausgeführt werden.

Internet Import

Funktion ID 1: Mit dieser Funktion werden neue Adressen und Bestellungen aus dem angegebenen Online Shop abgeholt und die Datensätze in den Modulen Adressen und Verlauf angelegt.

• Parameter 1: Der exakte Name des Online Shops, so wie in den Systemeinstellungen angegeben
• Parameter 2: -

Preise und Lagerbestand (Datei Export für manuellen Upload)

Funktion ID 2: Bei xtCommerce und Gambio werden die Felder products_price, products_quantity und products_shippingtime aktualisiert. Sonderpreise werden nicht aktualisiert, da diese in einer anderen Tabelle (Specials) enthalten sind.

Funktion ID 3: Bei Oxid werden die Felder OXPRICE, OXBLFIXEDPRICE, OXPRICEA, OXPRICEC, OXPRICEB, OXTPRICE, OXBPRICE, OXSTOCK und OXSTOCKFLAG  aktualisiert

• Parameter 1: Der exakte Name des Online Shops, so wie in den Systemeinstellungen angegeben
• Parameter 2: Dateipfad und Dateiname. Wahlweise mit Platzhaltern (siehe unten)

FTP Update Preise und Lagerbestand

Bei dieser Funktion wird eine Update Datei erstellt, direkt per FTP zum Shop hochgeladen und der Shop automatisch aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass Sie in den Systemeinstellungen Internet für den entsprechenden Online Shop die FTP Zugangsdaten einstellen müssen.

Funktion ID 4: Für  xtCommerce und Gambio werden die Felder products_price, products_quantity und products_shippingtime aktualisiert. Sonderpreise werden nicht aktualisiert, da diese in einer anderen Tabelle (Specials) enthalten sind.

Funktion ID 5: Bei Oxid werden die Felder OXPRICE, OXBLFIXEDPRICE, OXPRICEA, OXPRICEC, OXPRICEB, OXTPRICE, OXBPRICE, OXSTOCK und OXSTOCKFLAG  aktualisiert

• Parameter 1: Der exakte Name des Online Shops, so wie in den Systemeinstellungen angegeben
• Parameter 2: -

Internet Import mit automatischer Lagerbuchung (nur Stand Alone Auto Pilot)

Funktion ID 7: Identisch mit Funktion 1. Zusätzlich werden nach dem Abholen neuer Bestellungen die neuen Aufträge im Modul Verkauf aufgerufen und die Lagerbuchung ausgeführt.

Hinweis: Diese Programmfunktion sollte nur ausgeführt werden, wenn der Auto Pilot auf einem Rechner gestartet wird, an dem kein Anwender arbeitet. Grund: Sollte ein Anwender einen Auftrag bearbeiten und sich z.B. gerade in der Kalkulation befinden, wechselt der Auto Pilot das Layout und die Datensätze.

Dokumente Duplizieren (z.B. Abo Rechnungen / wiederkehrende Mietrechnungen)

Funktion ID 8: Erstellt exakte Duplikate eines bestimmten Datensatzes (z.B. einer Rechnung) im Modul Verkauf

Beispiel: Wählen Sie im Modul Verkauf eine vorhandene Rechnung als Master Datensatz. Kopieren Sie die Datensatz Nummer (Layout Auftragsdaten Sonstiges Feld Nummer - ganz rechts) und setzen die Nummer als Parameter 1 im Auto Pilot ein. Anschließend wählen Sie einen Intervall und die Anzahl der Wiederholungen.

Oder Sie erstellen eine neue Rechnung als Master Datensatz und setzen den Gesamtstaus manuell auf erledigt, damit der Master Datensatz nicht in den laufenden Aufträgen angezeigt wird.

• Parameter 1: Die Nummer des Dokument Datensatzes
• Parameter 2: -

Eigene Dialoge

Funktion ID 9: Auf dem Bildschirm des Anwenders erscheint eine kleine Dialogbox, die bestätigt werden muss

Diese Funktion ist geeignet für jede Art von Erinnerungsmeldungen. Das Dialogfeld hat nur einen OK Button, da außer der Mitteilung für den Anwender keine Funktion durch Auswahl eines Buttons ausgeführt werden kann.

• Parameter 1: Bezeichnung des Dialogs
• Parameter 2: Inhalt des Dialogs

Platzhalter für die Parameter

Bei manchen Funktionen muss ein Ausgabepfad als Parameter angegeben werden. Bei Export Funtkionen können Sie einen festen Dateinamen eingeben oder den Dateinamen mit Platzhaltern angeben. Die Platzhalter werden beim Erstellen der Datei durch die Werte ersetzt.

Ordner Namen können nicht variabel sein, da mcn Commerce keine Ordner erstellt.

• <TIMESTAMP> für Dateiname mit Zeitstempel
• <PARAMETER1> für Dateiname mit Parameter 1 als Bestandteil
• <DESKTOP> der Pfad zum Desktop
  Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Pfad mit "/" endet. Der Datei- oder Ordnername wird ohne "/" direkt an den Platzhalter angefügt

Protokoll mcn Commerce (Admin)

mcn Commerce schreibt wichtige Funktionen in das Protokoll, damit z.B. bei der Auto Pilot Funktion geprüft werden kann, ob und wann das letzte Lagerbestand Update im Online Shop ausgeführt wurde. Das Protokoll kann als Administrator im Modul Login im Menü Funktionen > Admin > Protokoll aufgerufen werden.

Systemeinstellungen - Internet

Im Modul Login in den Systemeinstellungen werden die grundlegenden Einstellungen für die Online Shops eingestellt. Der Zugang erfordert Admin oder GL Rechte.

Systemeinstellungen Internet

Fehlersuche FTP Online Shop Update

Auto Pilot CrontXT AddOn

Wenn Sie mit der Auto Pilot Funktion des CronXT AddOns den Lagerbestand und die Preise bei Ihren Online Shops aktualisieren wollen, aber die Daten im Online Shop nicht geändert werden, können Sie mit dieser Anleitung eingrenzen, wo der Fehler liegt.

FTP Funktion im Auto Pilot manuell ausführen

Wenn Sie einen neuen Zeitplan eingerichtet haben, führen Sie diesen als erstes manuell mit dem Button Ausführen (ganz rechts im Layout Auto Pilot) aus.

Anschließend gehen Sie per FTP auf Ihren Online Shop Server in das Verzeichnis mcnExchange/files/uploads

In diesem Verzeichnis muss sich eine Datei mein_servername.txt befinden. mein_servername steht dabei für den bei Parameter 1 eingegebenen Servernamen, wobei Punkte in Unterstriche umgewandelt werden. (haben Sie z.B. bei Parameter 1 Oxid 4.5 eingegeben, heißt die Datei Oxid 4_5.txt).

Wenn Sie Änderungen an dem Zeitplan vorgenommen haben, prüfen Sie auch, ob Datum und Uhrzeit mit der manuellen Ausführung übereinstimmen.

Außerdem rufen Sie das Protokoll von mcn Commerce auf:

Die Datei ist NICHT da

FTP Einstellungen

Überprüfen Sie als erstes die FTP Einstellungen in den Systemeinstellungen Internet:

htaccess

Haben Sie das mcn Commerce Verzeichnis per htaccess geschützt? Überprüfen Sie in den Systemeinstellungen Internet die htaccess Einstellungen.

Parameter 1

Haben Sie im Feld Parameter 1 den Shop Namen exakt so angegeben, wie in den Systemeinstellungen Internet?

Ordnerrechte

Überprüfen Sie die Ordner Rechte für das Verzeichnis mcnExchange/files/uploads: Sind diese auf rwxrwxrwx bzw. 777 gesetzt?

Firewall

Könnte eine Firewall auf dem Arbeitsplatz Rechner die ausgehende Datenübertragung verhindern?

Die Update Datei ist da

Die Update Datei ist vorhanden und hat eine Erstellungszeit, die mit der manuellen Ausführung übereinstimmt.

Inhalt der Datei

Überprüfen Sie den Inhalt der Datei. Diese enthält SQL Queries, die durch 5 Unterstriche voneinander getrennt sind.

Zu Prüfzwecken empfiehlt es sich, beim ersten Online Shop Produkt in mcn Commerce den Lagerbestand noch einmal auf einen auffälligen Wert zu setzen (z.B. 123456) und das  FTP Update noch einmal manuell auszuführen. Hat die neu erstellte Datei diesen Wert? Wurde dieser Wert nicht in die SQL Datenbank übernommen?

Datei manuell einlesen

Rufen Sie im Browser folgende URL (entsprechend mit Ihren Werten) auf:

http:://www.servername.de/mcnExchange/files/upload_direct.php?file_name=mein_servername.txt

Manuell funktioniert - Auto Pilot nicht

Prüfen Sie die wichtigsten Einstellungen:

• Der Name im Feld Mitarbeiter ist der, der den Auto Pilot ausführen soll
• Sie haben sich in mcn Commerce mit dem Namen eingeloggt, der im Feld Mitarbeiter eingetragen ist
• Die Felder Intervall und auch nächste Ausführung enthalten Werte: Wenn das Feld nächste Ausführung keinen Wert vom Auto Piloten bekommen hat, führt der Auto Pilot den Zeitplan aufgrund fehlerhafter Eingaben nicht aus. Der Wert wird beim ersten Ausführen eines Zeitplans gesetzt (kann aber auch manuell gesetzt werden)
• Im Feld Wiederholungen steht keine 0. Das Feld muss leer sein, wenn der Zeitplan dauerhaft wiederholt werden soll, oder einen Wert größer 0 haben.
• Das Feld Aktiv ist markiert
• Der Online Shop Name im Feld Parameter 1 stimmt exakt mit dem Namen überein, der in den Systemeinstellungen Internet eingetragen ist.
• Im Feld Funktion steht eine ID und im grauen Feld daneben die Bezeichnung der Funktion, die ausgeführt werden soll. Für die FTP Update Funktion muss die ID 4 oder 5 sein.

Fehlermeldung: Maximale Anzahl lizenzierter Benutzer

Fehlermeldung (Windows / Mac):

"Die maximale Anzahl der lizenzierten Benutzer ist bereits eingeloggt. Das Warenwirtschaftssystem wird beendet"

Hintergrund:

Lösung:

XML Parsing Error beim Abrufen neuer Nachrichten

mcn Messages

Bei Starten von mcn Commerce wird geprüft, ob neue Systemnachrichten vorhanden sind. Wenn Sie beim Systemstart eine Fehlermeldung mit XML Parsingfehler erhalten, können keine neuen Nachrichten in mcn Commerce importiert werden.

XML Error - NetAccessorException

Hier können folgende Ursachen vorliegen:

• mcn Commerce / FileMaker können keine Daten aus dem Internet abrufen. Die Verbindung kann blockiert sein, obwohl Sie mit dem Browser oder E-Mail Programm Daten senden und empfangen können. Die Blockade bezieht sich auf einzelne Ports und/oder Programme. Überprüfen Sie Ihre Firewall Einstellungen auf Ihrem Rechner oder Router.
• Das mcn Commerce Programm (Einzelplatz Version: Runtime) oder das FileMaker Programm (bei Netzwerkversionen) muss neu installiert werden. (Ihre mcn Commerce Dateien brauchen nicht neu installiert zu werden)

Dokument Arten

Wenn Sie im Modul Verkauf einen neues Dokument anlegen, bestimmen Sie im Feld Dokument Auswahl, welche Funktion das Dokument hat.

Auftrag (Bestellung des Kunden)

Für einen Kunden Auftrag können Sie wählen zwischen:

• Dokumentart Auftrag (ab Version 7.8.15) oder
• Dokumentart Rechnung

Beide Dokumentarten sind absolut identisch, bis zu dem Zeitpunkt, wenn Sie eine Rechnungsnummer anfordern. Beim Anfordern einer Rechnungsnummer wird die Dokumentart Auftrag in die  Dokumentart Rechnung umgewandelt. Ob Sie einen Auftrag als Dokumentart Auftrag oder Dokumentart Rechnung anlegen, hängt nur davon ab, was sie bevorzugen.

Hinweis: Auch ein Datensatz der Dokumentart Rechnung kann so lange bearbeitet werden, bis Sie eine Rechnungsnummer anfordern.

Funktion "RG ohne RG Nr. in Dokumentart Auftrag umwandeln"

Wenn Sie Ihre bisherigen Datensätze der Dokumentart Rechnung in Dokumentart Auftrag wandeln wollen, können Sie dies mit der Funktion RG ohne RG Nr. in Dokumentart Auftrag umwandeln im Menü Aktion > Admin ausführen.

Unterdokumente der Dokumentart Auftrag / Rechnung

Diese Dokumentarten haben zwei Unterdokumente:

1. Auftragsbestätigung
2. Lieferschein

Systemeinstellungen Internet

In der Professional Version müssen Sie angeben, ob neue Bestellungen als Dokumentart Auftrag oder Dokumentart Rechnung angelegt werden sollen.

1. Wenn Sie das Feld leer lassen, oder den Wert 1 auswählen, werden neue Bestellungen als Dokumentart Auftrag angelegt.

   Nur bei Wert 2 werden, wie in älteren Versionen, neue Bestellungen als Dokumentart Rechnung angelegt.

Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung ist kein eigenständige Dokumentart sondern ein Zusatz zur Dokumentart Auftrag oder Rechnung.

Die Auftragsbestätigung kann jederzeit im Layout Dokument Vorbereitung mit eigenen, von Auftrag oder Rechnung  unabhängigen Texten (über und unter den Auftragspositionen - mit eigenen Textbausteinen) erstellt werden.

Lieferscheine

Sie können zu jedem Zeitpunkt, unabhängig davon, ob Sie eine Rechnungsnummer angefordert haben, beliebig viele Lieferscheine (für Teillieferungen) erstellen.

Übersicht Dokument Arten

Hier finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Dokument Arten:

Wenn Sie Waren gutschreiben, wird durch Eingabe einer negativen Anzahl die Ware im Lager zugebucht.

Dokumente umwandeln (z.B. Angebot in Rechnung)

Wenn Sie Dokumente umwandeln wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten

1. Sie ändern die Dokumentart im Feld Dokument Auswahl

   oder, wenn Sie z.B. aus einem Angebot eine Rechnung machen wollen, das Angebot aber erhalten bleiben soll:

2. Duplizieren Sie den Datensatz im Layout Auftragsdaten Sonstiges mit dem Button Duplizieren und wandeln Sie das Duplikat um, in dem Sie die Dokumentart im Feld Dokument Auswahl ändern.

Dokument duplizieren - Position teilen

Teilrechnungen erstellen

Im Layout Auftragsdaten - Sonstiges haben Sie die Möglichkeit, Dokumente komplett zu duplizieren oder Dokumente zu duplizieren und die im Original enthaltenen Position zu teilen.

Komplettes Duplizieren:

• Angebote in Aufträge zu duplizieren
• Gutschriften zu Rechnungen erstellen
• Verschiedene Varianten zu einem Dokument erstellen

Weitere Informationen zum kompletten Duplizieren finden Sie hier:

Dokument duplizieren - Position teilen

Mit dieser Funktion können Teilrechnungen erstellt werden. Sie markieren die Positionen im Dokument, die in das Duplikat verschoben werden sollen.

1. Im Layout Auftragsdaten - Sonstiges befindet sich die Funktion Dokument duplizieren und Positionen teilen
2. Sie können die Positionen im Feld Verschieben markieren
3. Wenn die offene Menge kleiner ist, als die Anzahl, werden die Zahlen farbig markiert:
   rot = Position komplett geliefert
   blau = Position teilweise geliefert

Mit dem Button Datensatz Duplizieren werden folgende Funktionen ausgeführt:

1. Der Hauptdatensatz wird mit allen Informationen (Adresse, Lieferadresse, Bemerkungen usw.) dupliziert
2. Alle markierten Positionen werden in den neuen Datensatz verschoben und sind damit im Original Datensatz nicht mehr vorhanden
3. Die Lagerbuchungen werden für den Original Datensatz und die Kopie ausgeführt

Beispiel

Vorher:

• Der Original Datensatz enthält 10 Positionen
• Sie markieren 3 Positionen, die in den neuen Datensatz verschoben werden sollen
• Sie klicken auf den Button Datensatz Duplizieren

Hinterher:

• Der Original Datensatz enthält nur noch 7 Positionen
• Der Kopie Datensatz enthält die markierten 3 Positionen

Hinweise

• Datensätze können beliebig häufig geteilt werden, bis nur noch eine Position vorhanden ist
• Positionen werden immer komplett verschoben
• es findet keine Prüfung statt, ob die Position auf einem Lieferschein vorhanden ist. Die Felder Anzahl und Offen werden farbig markiert (siehe unten)
• der Gesamtstatus manuell und Lieferstatus manuell wird nicht in den Kopie Datensatz kopiert
• bei Datensätzen, die bereits eine Rechnungsnummer haben, wird die Funktion nicht ausgeführt

Dokumente löschen

In mcn Commerce können in vielen Bereichen die Datensätze einfach über den Button Löschen gelöscht werden. Im Modul Verkauf können nur bestimmte Datensätze gelöscht werden. Außerdem gibt es gesetzliche Vorschriften, die das Löschen eines Rechnungsdatensatzes verbieten.

Wir unterscheiden die Möglichkeiten zum Löschen der Dokumente nach folgenden Kriterien:

1. Auftragsdatensätze (Rechnungen/Gutschriften) mit bereits erstellter Rechnung: Diese können nicht gelöscht oder geändert werden. Wenn eine Rechnung falsch ausgestellt wurde machen, Sie eine Gutschrift (das geht sehr einfach, siehe unten) und stellen Sie eine neue Rechnung aus.
2. Auftragsdatensätze (Rechnungen/Gutschriften) ohne Rechnungsnummer: Können gelöscht werden
3. Alle anderen Dokumente: Können ebenfalls gelöscht werden

Löschen von Dokumenten, die gelöscht werden dürfen

Im Menü Datensätze finden Sie die Funktion Datensatz mit alle Unterpositionen löschen.

Gutschriften zu Rechnungen auf einfache Weise erstellen

Wenn bereits eine Rechnung erstellt wurde, genauer gesagt, wenn bereits eine Rechnungsnummer angefordert wurde, können Rechnungen nicht mehr gelöscht werden. Sie können die Rechnung aber auf einfache Weise zu einer Gutschrift (intern oder extern) umwandeln. Dabei wird eine Kopie der Rechnung erstellt und in eine Gutschrift umgewandelt:

Gehen Sie in das Modul Verkauf Layout Sonstiges des Datensatzes, für den Sie eine Gutschrift erstellen wollen.

• Klicken Sie auf den Button Datensatz Duplizieren: Sie werden gefragt, ob Sie eine Gutschrift oder ein Duplikat des Datensatzes erstellen wollen. Sowohl die Gutschrift, als auch das Duplikat werden ohne Rechnungs/Gutschriftsnummer angelegt. Es werden alle Kundendaten und alle Auftragspositionen dupliziert.
• Wenn Sie im Dialogfeld Gutschrift ausgewählt haben, wird in dem Feld unterhalb des Buttons Datensatz Duplizieren die Rechnungsnummer eingetragen. Damit stehen beide Datensätze nicht mehr als offen in der Warenwirtschaft.
• Anschließend gehen Sie über den Menüpunkt Aktion und wählen Lagerbestand buchen, damit die Artikel, die mit der Rechnung ausgebucht wurden, mit der Gutschrift wieder eingebucht werden.

Hinweis: Sie können von der ursprünglichen Rechnung noch ein weiteres Duplikat erstellen, an dem Sie solange wieder Korrekturen durchführen können (Menge, Preise ändern oder auch ganze Positionen löschen oder hinzufügen), bis Sie für diese Duplikat eine Rechnungsnummer anfordern.

Gutschriften zu Rechnungen erstellen

Wenn bereits eine Rechnung erstellt wurde, genauer gesagt, wenn bereits eine Rechnungsnummer angefordert wurde, können Rechnungen nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Sie können die Rechnung aber auf einfache Weise zu einer Gutschrift (intern oder extern) umwandeln. Dabei wird eine Kopie der Rechnung erstellt und in eine Gutschrift umgewandelt:

Gehen Sie in das Modul Verkauf in das Layout Sonstiges des Datensatzes, für den Sie eine Gutschrift erstellen wollen.

• Klicken Sie auf den Button Datensatz Duplizieren: Sie werden gefragt, ob Sie eine Gutschrift oder ein Duplikat des Datensatzes erstellen wollen. Sowohl die Gutschrift, als auch das Duplikat werden ohne Rechnungs/Gutschriftsnummer angelegt. Es werden alle Kundendaten und alle Auftragspositionen dupliziert.
• Wenn Sie im Dialogfeld Gutschrift ausgewählt haben, wird in dem Feld unterhalb des Buttons Datensatz Duplizieren  eine Rechnungs- oder Gutschrifsnummer eingetragen. Dadurch können Sie mit einem einfachen Klick auf den Button Gutschrift verrechnen im original Datensatz und im duplizierten Datensatz die Verrechnungszahlungen von mcn Commerce eintragen lassen, damit beide Datensätze nicht mehr als offen in der Warenwirtschaft stehen.
• Anschließend klicken Sie im Menü Aktion auf  Lagerbestand buchen, damit die Artikel, die mit der Rechnung ausgebucht wurden, mit der Gutschrift wieder eingebucht werden.

Hinweis: Sie können von der ursprünglichen Rechnung auch weitere Duplikate erstellen, an denen Sie solange wieder Korrekturen durchführen können (Menge, Preise ändern oder auch ganze Positionen löschen oder hinzufügen), bis Sie für diese Duplikate eine Rechnungsnummer anfordern.

Dokument duplizieren für Mandant

Diese Funktion ist eine Spezialfunktion zum kopieren eines Dokuments in einen anderen Mandanten. Sie finden die Funktion im Modul Verkauf / Layout Auftragsdaten Sonstiges.

Identische Kundennummer:

Damit die Funktion einwandfrei ausgeführt werden kann, muss der Kunde beim Ziel Mandanten exakt die gleiche Kundennummer haben, wie im original Mandant.

Um dies zu erreichen, können Sie im Modul Adressen den Kunden mit der gleichen Kundennummer in einem anderen Mandanten kopieren.

Identische Artikelnummern:

Damit die Funktion einwandfrei ausgeführt werden kann, müssen alle Artikelnummern beim Ziel Mandanten identisch sein.

Wählen Sie im Feld Mandant die ID des Ziel Mandanten aus und führen Sie die Funktion aus. Daraufhin wird der Datensatz in den neuen Mandanten kopiert. Um den neuen Datensatz zu bearbeiten, wechseln Sie in den anderen Mandanten.

Bitte beachten Sie:

• Bei dieser Funktion wird keine Lagerbuchung ausgeführt. Diese müssen Sie im neuen Mandanten ausführen
• Sollte der Kunde beim Ziel Mandanten nicht die gleiche Kundennummer haben, können Sie die Adressdaten bei der Bearbeitung im anderen Mandanten ändern
• Sollten die Artikel beim Ziel Mandanten nicht die gleiche Artikelnummern haben, werden die Artikelnummern im Feld Artikelnummer entfernt und unter der Produktbeschreibung eingefügt. Das ist eine Sicherheitsmaßnahme, damit der Anwender nicht davon ausgeht, dass alles in Ordnung ist und sich darauf verlässt, dass die Datenpflege ausgeführt wird.
• Rechnungs- und Gutschriftsnummern werden, genauso wie beim normalen Duplizieren, nicht dupliziert.

E-Mail in der Auftragsabwicklung 

Sie können direkt aus der Auftragsabwicklung im Modul Verkauf ein E-Mail mit hinterlegten Standardtexten über Ihr voreingestelltes E-Mail Programm versenden.

1. Wählen Sie hier einen Ihrer hinterlegten Standard Texte aus
2. In diesem Feld können Sie aus allen im Adressen Datensatz hinterlegten E-Mail Adressen den Empfänger auswählen
3. In die Felder Betreff und E-Mail Text wird der hinterlegte Standardtext eingefügt, den Sie im Feld E-Mail Auswahl (1) ausgewählt haben. Sie können den Text manuell ändern oder komplett freien Text eingeben.
4. Mit dieser Aktion kommen Sie in das Layout Mail Text Vorlagen. Dort können Sie Standard Texte hinterlegen und bearbeiten

Zu diesem Thema gibt es auch eine Videoanleitung

Dokument Ausgabe - Sprache und Formular

Sie können bei jedem Dokument festlegen, in welcher Sprache das Dokument ausgegeben wird und welches Dokument Formular aufgerufen wird. Die Einstellungen können auch beim Kunden (Modul Adressen) gespeichert werden und werden bei jedem neuen Dokument für den Kunden automatisch gesetzt.

Formulare

Folgende Dokumentarten nutzen dasselbe Ausgabe Formular (A001 bis A010)

• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Rechnung
• Gutschrift
• Proforma Rechnung
• Leihstellung
• Mahnung (und Zahlungserinnerung)
• Sonstiges
• Reklamation

Für alle oben genannten Dokumentarten können Sie im Layout Dokument Vorbereitung auswählen, welches der 10 Formulare aufgerufen wird.

Formulare mit Sprachausgabe

Für alle oben genannten Dokumente können Sie die Ausgabe Sprache ebenfalls im Layout Dokument Vorbereitung auswählen. Neben diesen Formularen können Sie noch für folgende Dokumente die Ausgabesprache festlegen:

1. Formular
2. und die Sprache auswählen

Formular und Ausgabe Sprache beim Kunden hinterlegen

Genauso, wie Sie beim Kunden die Währung und Mwst hinterlegen können, können Sie für jeden Kunden festlegen, welche Formulare ausgewählt und in welcher Sprache das Dokument ausgegeben werden soll.

1. Formular
2. und die Dokument Sprache für jeden Kunden angeben

Sprache Definieren

Die Sprachen definieren Sie selber im Modul Verkauf / Layout Dokument Vorbereitung.

Hier können Sie

• neue Sprachen anlegen und vorhandene ändern
• für das aktuelle Dokument eigene Begriffe eingeben:
  Jeder Datensatz kann statt der System Sprache, oder der von Ihnen ausgewählten Sprache noch individuelle Label (die Bezeichnung von Feldern) haben.

  Beispiel: Ihr Kunde braucht eine englische Proforma Invoice, und ein Dokument mit dem Namen Customs Declaration

  • Sie erstellen ein Dokument Proforma Rechnung
  • wählen Sie die Sprach ID aus, unter der Sie die englischen Begriffe festgelegt haben
  • Drucken Sie zunächst die Proforma Invoice
  • Anschließend geben Sie in der Zeile Proforma Rechnung im Feld 5 (siehe Abbildung unten) den Begriff Customs Declaration ein
  • Drucken Sie das Dokument Customs Declaration

Hinweis: Jede Dokument Sprache, die Sie auswählen wollen, müssen Sie selber anlegen. Dadurch können Sie jede beliebige Sprache eingeben und jedes Label so definieren, wie Sie möchten.

1. Die Sprachen und Begriffe für das aktuelle Dokument finden Sie im Layout Dokument Vorbereitung
2. Klicken Sie auf den Reiter/Tab Sprache
3. Um eine neue Sprache anzulegen, geben Sie eine freie Zahl in das Feld Sprache ID ein. Um eine vorhandene Sprache auszuwählen oder zu ändern, wählen Sie die Sprache in diesem Feld aus
4. In diesem Bereich werden Ihre Begriffe für die jeweilige Sprache eingegeben. Diese gelten für alle Mandanten und alle Datensätze in mcn Commerce
5. Abweichend davon können Sie für jeden Datensatz einzelne, abweichende Begriffe eingeben.

Den Namen der Sprache festlegen

Wenn Sie einen Namen für die Sprache eingetragen haben, erscheint die Sprache in der Dropdown Liste in den Auswahlfeldern

Dokument mit PDF Anhang als E-Mail senden

Update Key Minimum für diese Funktion: 20.03.2012, nur mcn Commerce Standard und Professional. FileMaker Pro Vollversion erforderlich.

Diese Zusatzfunktion kombiniert 2 Funktionen in eine Schnellfunktion, die bisher getrennt ausgeführt werden mussten:

1. Das Erstellen eines PDFs über den PDF Button
2. Das Erstellen eines E-Mails in Ihrem E-Mail Programm (mit manuellem Anhängen des vorher erstellten PDFs)

In der Print Datei finden Sie beim Drucken der Dokumente (1 - 10) neben dem Bereich zum Drucken einen Bereich zur Auswahl eines Text Templates und senden des E-Mails mit PDF Anhang direkt aus dem Druck Layout.

1. Hier wählen Sie das Text Template und den Empfänger aus
2. Mit diesem Button wird ein E-Mail in Ihrem E-Mail Programm erstellt, in dem das Dokument als PDF angehängt wird
3. Mit diesem Button schicken Sie das E-Mail mit PDF Anhang direkt raus

Hinweis: Für diese Funktion ist eine FileMaker Vollversion erforderlich. Einzelplatz Versionen werden als Runtime Version ohne FileMaker pro ausgeliefert. Bei Versionen ohne FileMaker Vollversion ist diese Funktion nicht vorhanden.

Bitte achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail Einstellungen vollständig sind:

Dokumententexte

Sie können in mcn Commerce Vorgaben für die Dokumententexte hinterlegen.

• Im Modul Verkauf im Layout Dokument Vorbereitung in den Fenstern Auswahl Text oben in Dokumenten und Auswahl Text unten in den Dokumenten bearbeiten Sie Dokumententexte für die jeweilige Dokumentenart.
• Die Texte können einzeln für oben und unten hinterlegt werden
• Die Texte gelten für alle Mandanten des Systems
• Die Dokumententexte unterscheiden sich von den Rechnungstexten, die beim Kunden hinterlegt werden können
  
  • Die Rechnungstexte werden an anderer Stelle und nur für die Dokumentart Rechnungen angelegt
  • Dokumententexte hingegen können beliebig für alle Dokumentarten genutzt werden

1. Der Dokumententext für oben. Wählen Sie einen Text aus dem Menü über
   dem Feld.
   
2. Der Dokumententext unten, der sowohl über die Auswahl gewählt werden kann, aber auch manuell ergänzt werden kann. Das Formatieren des Textes erreichen Sie wie folgt: Markieren Sie den Text, machen einen Rechte-Maustaste-Klick und wählen z.B. Stil aus.
3. Mit dem Button Bearbeiten öffnen Sie die Eingabemaske, wo Sie Texte, die Sie immer wieder auswählen können hinterlegen.

Brutto Basis Kalkulation

Wenn bei Verkauf in andere Länder der Brutto Preis gleich bleiben muss, obwohl die Länder verschiedene Mwst Sätze haben, muss die Auftragskalkulation den Netto VK abhängig vom Mwst neu berechnen. Für diese Funktion können Sie an zwei verschiedenen Stellen eine Markierung setzen.

Systemeinstellungen

In den Systemeinstellungen Verkauf können Sie einstellen, dass bei jedem neuen Auftrag die Markierung für die Brutto Basis Kalkulation gesetzt wird.

Auftragsdaten

Bei jedem Auftrag können Sie einzeln die Markierung setzen oder entfernen.

Das Feld Brutto Basis Kalkulation befindet sich im Layout Auftragsdaten auf dem Reiter/Tab Erweitert

Rabatte, Preisgruppen und Staffelpreise

mcn Commerce hat verschiedene Arten Rabatte, prozentual oder absolut, sowie Kunden-, Artikel- oder Stückzahl bezogen.

  Rabatt Allgemein ( Alle Artikel )

Dieser prozentuale Rabatt kann direkt beim Kunden im Modul Adressen Reiter/Tabulator Zahlungen und Konditionen eingegeben werden.

• Der Rabatt wird als Zahl (ohne das Prozent Zeichen) eingeben
• Er wird auf alle Artikel angewendet, bei denen im Feld Rabattfähig Ja steht. Der Rabatt wird nicht auf Artikel berechnet, bei denen im Modul Artikel ein Kundenrabatt ausgeschlossen ist (z.B. Versandkosten)
• Er wird dann angewendet, wenn er höher ist, als ein eventuell vorhandener Staffelpreis oder eine Preisgruppe

Kundenbezogene Sonderpreise

• Bei jedem Artikel können beliebig viele Kundenpreise hinterlegt werden
• Die Preise werden bei jedem Dokument (Angebot, Rechnung oder auch Kassenbeleg) für den Kunden übernommen
• Die Kunden bezogenen Preise haben immer Vorrang vor allen anderen Rabatten und Staffelpreisen

1. Im Modul Artikel gehen Sie auf die Aktion Kunden Preise
2. Geben Sie die Kundennummer ein
3. Geben Sie wahlweise einen Netto Preis ein, der immer für diesen Kunden gilt
4. Wenn Sie einen Brutto Preis eingeben, wird der Netto Preis automatisch berechnet
5. Um einen Kundenpreis in alle aktuellen Datensätze einzusetzen, nutzen Sie die Funktion Werte für alle aktuellen Datensätze hinzufügen. Tragen Sie die Kundennummer und den gewünschten Preis unterhalb der Tabelle ein und klicken Sie auf den Button Werte anlegen.

Preisgruppen  

mcn Commerce unterstützt Preisgruppen. Im Modul Adressen kann bei jedem Kunden eingetragen werden, in welcher Preisgruppe er einkauft (siehe Abb. oben).

• Bei jedem Artikel können bei den Preisgruppen individuelle Preise oder Rabatte hinterlegt werden. So kann ein Kunde der Preisgruppe 1 bei Artikel A einen Rabatt von 5%, bei Artikel B hingegen 10% Rabatt bekommen.
• Pro Preisgruppe kann wahlweise ein prozentualer Rabatt oder ein absoluter Verkaufspreis angegeben werden. Bitte beachten Sie, dass die prozentual rabattierten Verkaufspreise immer dann angepasst werden, wenn sich der empfohlene Verkaufspreis Netto ändert. Ein absoluter Verkaufspreis wird nicht verändert.
• Prozentuale Rabatte können je nach Voreinstellung in den Einstellungen Verkauf mit Staffelpreisen addiert, vorrangig oder nachrangig angewendet werden (siehe unten)

1. Es können beliebig viele Preisgruppen angelegt werden
2. bei jeder Preisgruppen kann wahlweise ein Rabatt in %
3. oder ein manueller Netto VK eingegeben werden
4. Mit dieser Funktion tragen Sie für die angegebene Preisgruppe einen einheitlichen Prozentwert oder Netto VK für alle Datensätze ein (siehe unten)
5. Funktion für individuelle, mit der Funktion Feldinhalt ersetzen erstellte Werte: Bei dieser Funktion muss in dem Feld Netto VK in jedem der aufgerufenen Datensätze ein Wert stehen (siehe unten)

Einheitliche Werte für alle aktuellen Datensätze setzen

Diese Funktion ist zum Anlegen (oder Ändern) einer Preisgruppe mit einem einheitlichen Prozentwert oder Netto VK in mehreren Datensätzen

• Rufen Sie per Suchabfrage die entsprechenden Datensätze auf
• Tragen Sie die Preisgruppe ein
• Tragen Sie entweder einen Rabatt in % oder einen Netto VK ein

Hinweis: Vorhandene Werte werden mit dieser Funktion aktualisiert.

Individuelle Werte für jeden Datensatz setzen

Diese Funktion ist zum Anlegen (oder Ändern) einer Preisgruppe mit individuellen Netto VKs in mehreren Datensätzen. Der wesentliche Unterschied zur vorherigen Funktion ist, dass in jedem Datensatz ein individueller Wert stehen sollte, der durch die Massenbearbeitungsfunktion Feldinhalt ersetzen berechnet wurde. Damit haben Sie die Möglichkeit, sehr flexible Preise nach eigenen Vorgaben zu erstellen.

• Rufen Sie per Suchabfrage die entsprechenden Datensätze auf
• Tragen Sie die Preisgruppe ein
• Setzen Sie mit der Funktion Feldinhalt ersetzen die entsprechenden individuellen Werte für die Datensätze  in das Feld Netto VK

   

  Feldinhalt ersetzen

Hinweis: Vorhandene Werte werden mit dieser Funktion aktualisiert

Reihenfolge der Positionen in Dokumenten ändern

Sie können für alle Dokumentarten (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Reklamationen usw.) die Reihenfolge der Positionen ändern. 

Im Modul Verkauf / Layout Kalkulation befindet sich ein Portal mit allenVerkaufspositionen.

1. Im Feld Reihenfolge können Sie für die gewählte hellblau unterlegte Zeile eine niedrigere oder höhere Positionsnummer eingeben, um diese zu verschieben.

Je niedriger die Zahl im Feld Reihenfolge, umso höher erscheint die Position.

Brutto / Netto Preise

in der Dokumentenausgabe

Alle Dokumentarten (Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Sonstiges, Reklamation usw.) können wahlweise mit Brutto oder Netto Preisen bei den Positionen ausgegeben werden. Netto Preise werden bei B2B und Brutto Preise bei Endkunden ausgegeben. Auch der Summenblock unterscheidet sich. mcn Commerce ist voreingestellt auf Netto Preisausgabe bei den Dokumenten.

Hinweis: Die interne Kalkulation von mcn Commerce erfolgt immer auf Netto Basis, auch wenn Sie Brutto Preise im Layout Kalkulation angegeben können. Mit den Brutto/Netto Einstellungen bestimmen Sie die Ausgabe der Preise in den Dokumenten für den Kunden.

Wenn Sie überwiegend oder ausschließlich Rechnungen an Endkunden erstellen, können Sie in den Systemeinstellungen einstellen, dass alle neuen Dokumente auf Brutto Basis erstellt werden.

1. In den Systemeinstellungen Verkauf können Sie die standard Preisausgabe für neue Dokumente einstellen
2. Klicken Sie auf den Button Netto oder Brutto

Im Modul Adressen / Layout Konditionen können Sie für jeden Kunden einstellen, ob eine vom Standard abweichende Preisausgabe erfolgen soll.

1. Im Modul Adressen können individuelle Einstellungen für jeden Kunden hinterlegt werden

Im Modul Verkauf können Sie jeden Beleg individuell einstellen und Vorgaben aus den Systemeinstellungen oder dem Modul Adressen überschreiben.

1. Die Einstellungen im Modul Verkauf finden Sie im Layout Auftragsdaten - Dokument ganz rechts

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen werden im Modul Verkauf eingestellt. Rufen Sie im Menü Funktionen / Einstellungen den Punkt Zahlungsbedingungen auf.

Hinweis: Die Zahlungsbedingungen gelten für alle Mandanten

Zahlungsbedingung Kasse

Die Zahlungsbedingungen an der Kasse sind andere, als in der normalen Auftragsabwicklung. Nur Zahlungsbedingungen, bei denen Sie das Feld Zahlungsbedingung Kasse markiert haben, stehen an der Kasse zur Auswahl.

Online Banking

Im Bereich Online Banking können Sie einstellen, ob Dokumente mit der entsprechenden Zahlungsbedingung an das Online Banking Programm übergeben werden.

• Feld leer oder Wert 0: Datensätze mit der Zahlungsbedingung werden bei der Online Banking Übergabe ausgelassen
• Wert 1: Dokumente mit dieser Zahlungsbedingung werden als Lastschrift übergeben
• Wert 2: Dokumente mit dieser Zahlungsbedingung werden als Gutschrift übergeben

Zahlungen Übersicht

Im Modul Verkauf können Sie sich eine Übersicht aller Zahlungen (Zahlungseingänge) eines bestimmten Zeitraums anzeigen lassen.

Zahlungen - Teilzahlungen

Zahlungseingang überwachen, Berechnung der offenen Beträge

Zahlungen in Kasse oder Bank buchen

Ab Version 7.6.31 können die Zahlungen zusätzlich im Modul Fibu in das Kassenbuch oder das Bankkonto eingetragen werden. Dafür gibt es einen neuen Funktionsbutton neben dem Betrag.

1. Wenn das Buchungskürzel z.B. KA ist, wird der Betrag in das Kassenbuch eingetragen und der Betrag grün hinterlegt
2. Wenn das Buchungskürzel BA ist, wird der Betrag im Bankkonto eingetragen und der Betrag blau hinterlegt

Dabei wird ausschließlich das Buchungskürzel BA ausgewertet: Ist das Buchungskürzel BA, wird der Betrag im Bankkonto eingetragen, bei allen anderen Buchungskürzeln im Kassenbuch.

Dadurch, dass die Buchungskürzel einmal festgelegt werden und nur 1 Button vom Anwender angeklickt werden muss, werden Fehlbuchungen vermieden.

Änderung der Buchung von Kasse auf Bank (und umgekehrt)

Wenn das Buchungsziel von Bank auf Kasse oder umgekehrt geändert wird, nachdem bereits eine Buchung ausgeführt wurde, wird die falsche Buchung von mcn Commerce auf 0 gesetzt.

Werteliste mit Buchungskürzel

Die Werteliste für die Zahlungseingänge wird im Layout wAdmin angelegt.

Im Layout wAdmin können im Register Tab A die Werte für die Zahlungseingänge festgelegt werden.

1. Dem Wert Zahlungseingang Bank muss der Wert BA zugewiesen werden.
2. Bei Bareinzahlungen für die Kasse sollte der Wert KA zugewiesen werden

Dateien in Aufträgen speichern

Dateien (z.B. den Kundenauftrag als PDF-Datei) können im Auftrag gespeichert werden. Sie haben dabei die Möglichkeit, die Datei innerhalb von mcn Commerce zu speichern, oder nur einen Verweis (Link) auf die original Datei zu speichern.

Den Bereich zum Speichern von Dateien finden Sie im Modul Verkauf / Layout Auftragsdaten, wenn der erweiterte Modus eingeschaltet ist (Klicken Sie in der SeitenNavigation unter Aktion auf Erweitert). Rechts finden Sie neben dem Feld interne Bemerkung den Bereich Dateien.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder Ctrl-Taste gedrückt halten beim Klicken) in das Medienfeld und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Datei einfügen.

Im Datei Dialog haben Sie die Möglichkeit Nur Verweis auf die Datei speichern auszuwählen.

Für das Speichern der Datei im Original gibt es Vor- und Nachteile:

Speichern der Original Datei in mcn Commerce

Vorteil:

Speichern der Datei als Verweis (Link) in mcn Commerce

Vorteil:

• die Dateien können direkt per Doppelklick aus mcn Commerce geöffnet werden
• die Datenbank von mcn Commerce bleibt klein

• Nur wenn die Datei als Verweis gespeichert wurde, kann die Datei per Doppelklick
  mit dem PDF Programm geöffnet werden
• Sie können beliebig viele Dateien pro Datensatz speichern:
  Scrollen Sie einfach mit dem Scrollbalken nach unten, um die nächste Datei einzufügen

Lagerbuchung Modul Verkauf und Kasse

Wie der Lagerbestand in mcn Commerce generell geführt können Sie in dieser Anleitung sehen:

In dieser Anleitung finden Sie die technischen Grundlagen für die Ausführung von Lagerbuchungen in den Modulen Verkauf und Kasse. Die Lagerbuchungen werden in diesen beiden Modulen automatisch ausgeführt, ohne dass der Anwender sich darum kümmern muss.

Voraussetzungen für die Ausführung von Lagerbuchungen

Die Lagerbuchung wird nur ausgeführt, wenn alle unten aufgeführten Voraussetzungen erfüllt sind.

Es werden nur nachfolgende Dokumentarten gebucht

Das in den Systemeinstellungen eingetragene Inventur Datum wird ausgewertet. Eine Lagerbuchung erfolgt je nach Dokumentart

Bei Dokumentart Rechnung und Gutschrift erfolgt eine Lagerbuchung solange keine Rechnungsnummer angefordert wurde.

5. Das Feld Lagerbestand buchen   

Das Feld Lagerbestand buchen wird automatisch beim Erstellen eines Dokuments markiert. Eine Lagerbestandsbuchung erfolgt nur, wenn die Markierung nicht entfernt wurde

Manuelle Lagerbuchung - Alle aktuellen Datensätze

Der Menüpunkt Lagerbestand buchen - Alle aktuellen Datensätze befindet sich ebenfalls im Menü Datensätze. Bei der Buchung mehrerer Datensätze werden die oben aufgeführten Voraussetzungen alle eingehalten.

Lieferadressen (Verkauf)

In mcn Commerce können unterschiedliche Rechnungs- und Lieferanschriften in den Dokumenten angegeben werden. Diese können manuell oder durch Eingabe von Kundennummern eingetragen werden. Im Modul Adressen können Sie jedem Adressdatensatz beliebig viele Lieferadressen zuweisen.

Weiter Informationen zum Anlegen von Lieferadressen im Modul Adressen finden Sie hier:

Rechnungsanschrift und Lieferanschrift

In den meisten Fällen sind die Rechnungs- und Lieferanschrift gleich. Wenn Sie Dokumente aus dem Modul Adressen heraus anlegen, werden immer zwei Kundennummern an das Modul Verkauf übergeben. Diese können unterschiedlich sein.

Wenn Sie direkt im Modul Verkauf eine im Feld Kundennummer eine Kundennummer eintragen, wird als Lieferanschrift Kundennummer immer dieselbe Kundennummer eingetragen. Um Dokumente mit unterschiedlicher Rechnungs- und Lieferanschrift zu erstellen, haben Sie drei Möglichkeiten:

1. Beim Anlegen neuer Datensätze rufen Sie aus den Auftragsdaten wie gewohnt die Adressen-Suche auf (Lupe neben dem Feld Kundennummer). In der Adressen-Suche können Sie sowohl nach der Kundennummer der Lieferanschrift, als auch nach der Haupt-Kundennummer suchen. Dafür finden Sie ganz rechts die entsprechenden Felder.
2. Führen Sie die Funktion Neues Dokument im Modul Adressen aus dem Datensatz der Lieferanschrift aus
   oder
3. Erstellen Sie im Modul Verkauf ein neues Dokument, geben die Kundennummer ein und überschreiben das Feld Kundennummer Lieferanschrift oder das Feld Lieferanschrift mit den gewünschten Daten.

In allen Fällen können Sie die Lieferanschrift manuell durch Eingabe einer Kundennummer in das Feld Lieferanschrift Kundennummer oder durch direkte Eingabe einer Adresse in das Feld Lieferanschrift überschreiben.

Hinweis: Bei der Übernahme von Aufträgen aus dem Online Shop wird immer die Anschrift aus dem Online Shop übernommen, egal welche Anschrift im Modul Adressen hinterlegt ist.

1. Im Feld Kundennummer wurde die Kundennummer für die Rechnungsadresse eingetragen.
2. Im Feld Kundennummer Lieferanschrift kann eine andere Kundennummer für eine abweichende Lieferanschrift angegeben werden
3. In diesem Feld wird darauf hin die Lieferanschrift eingetragen. Sie können in dieses Feld auch direkt eine Lieferanschrift eintragen.

Spezial Suche Auftragspositionen

Häufig muss man die Auftragspositionen nach bestimmten Informationen durchsuchen, um herauszufinden

Alle Suchabfragen können Sie im Layout Positionen Übersicht ausführen. Das Layout erreichen Sie über das Menü Schnell Suche > Positionen Suchen.

Beispiel - Artikel die vom Lager abgebucht, aber noch nicht berechnet sind

1. Im Layout Positionen Übersicht können Sie mit "gestaffelten" Suchabfragen gezielt bestimmte Auftragspositionen suchen
2. Mit dem Suchen Button (Lupe) wurde eine Suchabfrage gestartet und in das Feld Artikelnummer ein Suchbegriff eingegeben
3. Mit dem Button Suche erweitern (Doppellupe oder Lupe mit Plus-Zeichen) wurde eine weitere Suchabfrage hinzugefügt und als Suchkriterium im Feld Rechnungsnummer ein Stern eingegeben (ein Stern heißt "alle Datensätze")
4. Während die zweite Suchabfrage aktiviert ist, klicken Sie auf den Button Ausschließen. Diese Funktion bezieht sich immer auf die aktive Suchabfrage. Die Zeile ist erst sichtbar, wenn mehr als eine Suchabfrage vorhanden ist.

Die Suchabfrage heißt übersetzt "Zeige mir alle Datensätze mit der Artikelnummer 102M (die erste Suchabfrage), aber schließe alle Datensätze aus, die eine Rechnungsnummer haben (die zweite Suchabfrage)"

Weiter rechts im Layout Positionen Übersicht können Sie auch nach
Seriennummern, Chargen Nummern und Stücklisten suchen.

Lagerbestand buchen (alle aktuellen Datensätze)

Menü Aktion

Die Funktion Lagerbestand buchen führt eine Buchung des Lagerbestands aus, ohne dass der Anwender das Layout Kalkulation aufrufen muss. Die Funktion wird am besten im Layout Übersicht ausgeführt.

Für diese Funktion gelten folgende Bedingungen:

• Es werden auch Datensätze gebucht, bei denen schon eine Rechnungsnummer vorhanden ist.
• Inventur Periode: Es gelten die gleichen Bedingungen, wie für die automatische Buchung: Nur Datensätze die innerhalb der aktuellen Inventur Periode liegen, werden gebucht
• Lagerbestand Kennzeichen: Es gelten die gleichen Bedingungen, wie für die automatische Buchung: Wenn das Feld Lagerbestand buchen im Layout Auftragsdaten Sonstiges nicht markiert ist, wird keine Lagerbuchung ausgeführt

Lagerbestand buchen - alle aktuellen Datensätze

Mit diesem Menüpunkt wird die Funktion Lagerbestand buchen für alle aufgerufenen Datensätze ausgeführt.

Artikel Attribute

in der Druck Ausgabe

Attribute können in den Ausgabe Dokumenten auf 2 verschiedene Arten ausgegeben werden.

1. Die Attribute sind Bestandteil der Produktbeschreibung.
   Hierfür bietet mcn Commerce in der Standard und Professional Version eine Funktion, um die Attribute auszulesen und mit der Produktbeschreibung zu kombinieren. Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier:
   Funktion SuperScript

2. Die Attribute können in den Ausgabe Dokumenten in einem Portal (Angebote, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein usw.) ausgegeben werden.

Hierfür gibt es 2 Voraussetzungen:

• Das Portal mit den Attributwerten muss im jeweiligen Drucklayout vorhanden sein.
• In den Auftragsdaten muss im Feld Artikel Sprache die Sprach ID ausgewählt sein, damit die Attribute in dieser Sprache angezeigt werden

Attribut Portal in die Drucklayouts kopieren

Für alle Dokumente außer dem Lieferschein gibt es ein fertig formatiertes Drucklayout, dass das Portal enthält:
Das Drucklayout 9

Kopieren Sie das Portal oder gleich das komplette Layout in das Standard Dokument Layout (Drucklayout 1) und passen Sie das Layout so an, wie Sie es haben möchten. Oder Sie drucken Ihre Dokumente mit dem Drucklayout 9.

Im Lieferschein Layout haben wir das Attribut Portal bereitgestellt. Sie brauchen es nur so in Ihr Layout zu integrieren, wie Sie es haben möchten.

Auswahl der Sprach ID im Layout Auftragsdaten

Wozu muss im Layout Auftragsdaten im Feld Artikel Sprache die Sprach ID ausgewählt werden?

1. Wählen Sie im Layout Auftragsdaten die Artikel Sprache aus, um die Attribute anzuzeigen

Zum einen haben manche Kunden für jeden Artikel die Attribute in mehreren Sprachen angegeben. In den Ausgabe Dokumenten soll aber nur die gewünschte Sprache ausgegeben werden. Zum anderen kann man mit diesem Feld steuern, ob die Attribute überhaupt ausgegeben werden sollen:

Bleibt das Feld Artikel Sprache leer, werden die Attribute nicht ausgegeben.

Hinweis:

• Im Gegensatz zu den Produktbezeichnungen und -beschreibungen kann die Sprach ID auch nach dem Anlegen der Positionen geändert werden
• Beim Lieferschein muss die Sprach ID vor dem Anlegen des Lieferschein ausgewählt sein.

Standard Sprache in den Systemeinstellungen hinterlegen

Damit Sie nicht bei jedem Auftrag die Artikelsprache manuell eingeben müssen, können Sie diese in den Systemeinstellungen Verkauf hinterlegen. Das ist besonders bei der Übernahme von Online Shop Aufträgen sinnvoll.

1. Die Voreinstellungen für die Artikel Sprache finden Sie im Modul Login im Layout Systemeinstellungen Verkauf

Sammelrechnung

Ab Version 7.8.26: Update Key Minimum für diese Funktion: 11.04.2012, nur mcn Commerce Standard und Professional.

Bei der Sammelrechnung können die Positionen bestimmter Dokumentarten in eine Sammelrechnung übernommen werden. Die Positionen werden exakt aus dem Einzeldatensatz in die Sammelrechnung kopiert, inkl. eingestellter Rabatte, Sonderpreisen, Reihenfolge der Positionen und manuellen Änderungen.

Es gibt 2 unterschiedliche Funktionen, mit denen eine Sammelrechnung zusammengestellt werden kann:

• Funktion Sammelrechnung für alle aktuellen Datensätze im Menü Aktion.
• Einen neuen Rechnungsdatensatz erstellen und die Einzeldatensätze im Layout Auftragsdaten - Weitere Daten durch Anklicken auswählen.

Layout Auftragsdaten - Weitere Daten

1. Die Funktion Sammelrechnung befindet sich im Layout Auftragsdaten - Weitere Daten, da sich im selben Layout die Übersicht der Positionen des aktuellen Dokuments und je nach Auswahl, eine Übersicht der weiteren Dokumente des Kunden befindet. So können Sie alle Dokumente und Positionen der Sammelrechnung im selben Layout sehen.
2. Sammelrechnung: Die Dokumente und die Auswahl für die Sammelrechnung.
   (Standard: Übersicht aller Dokumente des Kunden mit deren jeweiligen Positionen.)

Sammelrechnung für alle aktuellen Datensätze

Diese Funktion erstellt einen neuen Rechnungsdatensatz und fügt alle aufgerufenen Datensätze unter Berücksichtigung der u.a. Kriterien (siehe Ausschluss von Dokumenten) hinzu.

• Die Kundennummer und die KdNr Lieferanschrift werden aus dem ersten Datensatz der aufgerufen Datensätze übernommen.
• Der neue Datensatz bekommt im Feld Bezeichnung den Wert Sammelrechnung vorangestellt. Die Bezeichnung kann anschließend geändert werden.
• Es wird die in den Systemeinstellungen Verkauf hinterlegte Zusatztext Schablone ausgeführt (siehe Zusatztext unten)

Manuelle Zusammenstellung im Layout Auftragsdaten - Weitere Daten

Die "manuelle" Zusammenstellung ist nicht unbedingt langsamer, als die automatische Zusammenstellung. Mit dieser Funktion erstellen Sie einen neuen Rechnungsdatensatz und wählen im Layout Auftragsdaten - Weitere Daten im Portal Andere Datensätze des Kunden auswählen die gewünschten Datensätze aus.

Die Sammelrechnungsportale finden Sie in der Seitennavigation > Aktion > Sammelrechnung

Mit dieser Funktion können Sie auch eine Sammelrechnung vor den Einzeldatensätzen anlegen und alle Einzeldatensätze beim Anlegen parallel in die Sammelrechnung aufnehmen.

Erst wenn die Sammelrechnung fertiggestellt (eine Rechnungsnummer angefordert) werden soll, klicken Sie vorher auf den Button Positionen aktualisieren und erhalten für alle Einzeldatensätze die jeweils aktuellen Positionen inkl. Lieferschein Nummern usw. Siehe dazu Positionen aktualisieren unten.

1. Im Portal Sammelrechnung werden die zugehörigen Einzeldatensätze aufgelistet
2. Mit den Button können Sie den jeweiligen Datensatz direkt aufrufen. Der Button über den Zeilen ruft alle zur Sammelrechnung gehörigen Datensätze auf
3. Mit dem Button rechts entfernen Sie einen einzelnen Datensatz aus der Sammelrechnung
4. Hier können Sie den Zusatztext mit den Keywörtern eingeben (siehe unten)
5. Wenn sich die Positionen der Einzeldatensätze ändern, oder Einzeldatensätze hinzugefügt oder entfernt werden, müssen die Positionen aktualisiert werden
6. Option: Bei der Ausführung der Funktion Positionen aktualisieren werden die Einzeldatensätze auf Status Erledigt gesetzt
7. Normalerweise darf bei Sammelrechnungen keine Lagerbuchung erfolgen, da die Lagerbuchung bereits bei den Einzeldatensätzen erfolgt ist

1. Im Portal Andere Datensätze des Kunden werden die Datensätze aufgelistet,
2. deren Dokumentart hier ausgewählt ist. Ausgeschlossene Dokumente werden nicht angezeigt (siehe "Ausschluss von Dokumenten" unten)
3. Mit einem Klick auf den Pfeil Button weisen Sie den Einzeldatensatz der aktuellen Sammelrechnung zu

Ausschluss von Dokumenten

Es können nur geeignete Dokumente in die Sammelrechnung übernommen werden. Dokumente werden ausgeschlossen, wenn eines der nachfolgenden Kriterien erfüllt ist:

• Das Einzeldokument hat bereits eine Rechnungsnummer
• Die Dokumentarten Angebot, Kasse, Mahnung, Reklamation und Produktion können nicht in eine Sammelrechnung übernommen werden
• Einzeldokumente, die bereits in einer anderen Sammelrechnung enthalten sind

Positionen aktualisieren

Im Layout Auftragsdaten - Weitere Daten gibt es unter dem Portal Sammelrechnung einen Button Positionen aktualisieren. (siehe Screenshot oben)

Bei dieser Funktion werden alle Positionen der Sammelrechnung entfernt und anhand der aktuell gültigen Einzeldatensätze neu zusammengestellt. Da diese Funktion je nach Anzahl der Einzeldatensätze und deren Positionen eine bestimmte Zeit dauert, wird die Funktion nicht automatisch ausgeführt, sondern muss manuell ausgeführt werden.

Die Funktion Positionen aktualisieren muss immer dann ausgeführt werden, wenn Einzeldatensätze hinzugefügt, entfernt oder geändert werden. Es reicht, die Aktualisierung direkt vor dem Anfordern der Rechnungsnummer auszuführen.

Hinweise zur Funktion Positionen aktualisieren:

Wie oben bereits geschrieben, können Sie Einzeldatensätze bereits sofort nach dem Erstellen der Sammelrechnung hinzufügen. Im Laufe der Zeit werden die Einzeldatensätze bearbeitet und die Positionen ändern sich:

• Lieferscheine kommen hinzu
• Bemerkungen werden hinzugefügt
• auch die Anzahl oder die Preise können sich ändern
• Einzeldatensätze können gelöscht worden sein

Die Funktion Positionen aktualisieren sorgt durch das Löschen und Neuanlegen der Positionen aus den Einzeldatensätzen dafür, dass die Positionen beim Fertigstellen der Sammelrechnung immer den allerneuesten Stand haben.

Da die Positionen der Sammelrechnung gelöscht und neu angelegt werden, gilt es folgendes zu beachten:

• Manuelle Änderungen der Positionen in der Sammelrechnung gehen verloren
• Beim Aktualisieren der Positionen wird gleichzeitig geprüft, ob noch alle EInzeldatensätze vorhanden sind und die Bedingungen erfüllen.
• Die Funktion kann nicht mehr ausgeführt werden, wenn für die Sammelrechnung eine Rechnungsnummer angefordert wurde.

Besonderheiten bei der Sammelrechnung

• Lagerbuchung: Da die Positionen bereits bei den Einzeldatensätzen gebucht wurden, erfolgt bei Sammelrechnungen keine Lagerbuchung. Dafür wird bei der Erstellung einer Sammelrechnung und beim Ausführen der Funktion Positionen aktualisieren die Markierung im Feld Lagerbestand buchen entfernt.
• Beim Wechsel in die Kalkulation werden keine Versandkosten- oder Nachnahmeposition erstellt, auch wenn dies in den Systemeinstellungen eingestellt ist.
• Bei der Erstellung einer Sammelrechnung werden die Positionen der Einzeldatensätze in die Sammelrechnung kopiert. Die kopierten Positionen haben den Stand zum Zeitpunkt der Zusammenstellung/letzten Aktualisierung der Sammelrechnung. Spätere Änderungen der Einzeldatensätze werden erst nach einer erneuten Aktualisierung der Sammelrechnung berücksichtigt.

Zusatztext

Das Feld Zusatztext ist eine Schablone, mit dem Sie eine Kombination aus freiem Text und Keywörtern angeben können. Sobald ein Keywort im Text enthalten ist, wird es bei der Zusammenstellung der Positionen mit den entsprechenden Daten ersetzt. Durch die freie Zusammenstellung der Textschablone können Sie die Reihenfolge der Daten (Lieferscheinnummern, Bestellnummer des Kunden usw.) und auch die Abstände definieren. Der gesamte Text wird im Drucklayout in das Abstandsfeld eingesetzt.

Hinweis: Damit Sie die Schablone nicht bei jeder Sammelrechnung einzeln anlegen müssen, können Sie eine Standard Schablone im Feld Zusatztext Sammelrechnung in den Systemeinstellungen Verkauf hinterlegen.

• Bei der Ausführung der Funktion Sammelrechnung für alle aktuellen Datensätze wird die Schablone automatisch aus den Systemeinstellungen Verkauf übernommen
• Bei der manuellen Ausführung im Layout Auftragsdaten - Weitere Daten wird die Schablone mit dem Pfeilbutton hinzugefügt

Beispiel Textschablone:

Ihre Bestellnummer: <customer_order>

Auftragsnummer: <document_number>

Ergebnis:

Lieferschein L-53394-HH / 05.04.2012
Lieferschein L-53395-HH / 10.04.2012

Ihre Bestellnummer: 23456

Auftragsnummer: Auft239

Seriennummer:
1234560006
1234560007

Kompakte Sammelrechnung

Eine normale Rechnung enthält u.a. Felder wie die Produktbeschreibung. Wenn Sie gern eine kompaktere Sammelrechnung ohne Produktbeschreibung haben möchten, passen Sie 1 der 10 Drucklayouts an und nutzen Sie dieses Layout ausschließlich für Sammelrechnungen.

Entfernen Sie z.b. das Feld Produktbeschreibung und ändern Sie vielleicht auch die Größe und Position des Abstandsfelds.

Einzeldatensatz auf Erledigt setzen

Bei der Zusammenstellung der Sammelrechnung können Sie den Status für die die Einzeldatensätze automatisch auf Erledigt setzen lassen. Es gibt im Layout Auftragsdaten - Weitere Daten ein entsprechendes Markierungsfeld Einzeldatensatz auf Erledigt setzen. Bei der Funktion Sammelrechnung für alle aktuellen Datensätze wird diese Option ausgeführt, wenn das Feld in den Systemeinstellungen Verkauf markiert ist.

Hinweis: Mit dieser Option wird der Status auf Erledigt gesetzt, eine erneute Ausführung der Funktion Positionen aktualisieren mit entfernter Markierung setzt den Status nicht auf unerledigt zurück.

Verknüpfung Sammelrechnung Einzeldatensatz

Bei den Einzeldatensätzen ist die ID Nummer des Sammelrechnungsdatensatzes im Feld Sammelrechnung eingetragen. Wenn der Wert entfernt wird, wird die Zuordnung zur Sammelrechnung entfernt. Die Felder befinden sich im Layout Auftragsdaten - Weitere Daten rechts neben den Portalen.

1. Bei der Sammelrechnung hat nur das Feld Nummer einen Wert
2. Das Feld Sammelnummer ist leer

1. Der Einzeldatensatz hat neben der eigenen ID Nummer
2. auch die ID Nummer der Sammelrechnung

Stapel Druck Rechnungen und Gutschriften

Im Modul Verkauf / Layout Dokument Vorbereitung können Sie für alle aktuell aufgerufenen Datensätze die Rechnungen und Gutschriften in einem Stapel Durchlauf drucken.

Es werden dabei nur Datensätze gedruckt, die den folgenden Kriterien entsprechen:

1. Es muss eine Rechnungs/Gutschriftsnummer vorhanden sein
2. Das Feld Anzahl RG GS bereits gedruckt muss leer sein

Hinweis: Als Drucken gilt bereits das Anklicken des Druck Buttons im Layout Dokument Vorbereitung. Der Grund ist, dass der Anwender beim Stapel Drucken den Drucken Button der Print Datei nicht angezeigt bekommt.

Funktion

Jedem Stapel Druck geht eine Suchabfrage voraus. Die Funktion wird immer auf eine bestimmte Ergebnismenge angewendet (z.B. "alle Rechnungen des aktuellen Tages", "alle Rechnungen des Mitarbeiters Müller" usw.). D.h. dass bei den zu druckenden Datensätze schon die Rechnungsnummer angefordert sein muss und auch alle anderen Einstellungen (Formular, Sprache usw.) vorhanden sein müssen.

Wenn sich in der Ergebnismenge Datensätze befinden, bei denen schon die Rechnung/Gutschrift gedruckt wurde, werden diese automatisch übersprungen. So wird ein Doppeldruck verhindert, wenn in mehreren Abschnitten gedruckt wird (z.B. mittags/abends).

Sie können die Sperre aufheben, in dem Sie den Wert im Feld Anzahl RG GS bereits gedruckt entfernen.

1. Das Feld wird bei jedem Drucken (s.o.) einer Rechnung/Gutschrift mit RG/GS-Nummer um den Wert 1 erhöht.
   
   • Drucken ohne RG/GS-Nummer hat keine Auswirkung auf das Feld
   • Das Feld hat auf den normalen Druck einer Rechnung/Gutschrift keine Auswirkung
2. Beim Stapel Drucken werden Datensätze ausgelassen, die hier einen Wert haben, damit diese nicht doppelt gedruckt werden.
   
   • Mit dem kleinen Button neben dem Feld können Sie den Wert entfernen.
   • Wenn Sie dabei die CTRL Taste gedrückt halten, wird der Wert in allen aufgerufenen Datensätzen entfernt
3. Mit diesem Button wird der Stapel Druck ausgeführt

Wertelisten

Wertelisten sind vorgegebene Daten, die Sie in einem Feld aus einer Dropdown oder PopUp Liste auswählen können. Wenn Sie in das Feld klicken, öffnet sich die Liste und zeigt die möglichen Werte, die in das Feld eingegeben werden können.

Die Funktionsweise ist für Windows und Mac OS X identisch: 

Die Wertelisten Typen unterscheiden sich in Ihrer Komplexität.
Komplexität:

• Typ 1: einfach - eine Auflistung einfacher Worte, Zahlen oder Begriffe (Messe, Telefon Aktion, Post Mailing)

• Typ 2: umfangreich - die Werte für die Werteliste sind ein Teil einer größeren Funktionseinheit

  (z.B. Zahlungsbedingungen: hier werden nur die Begriffe "Vorkasse", "Rechnung 10 Tage" in die Werteliste aufgenommen, in der Funktionseinheit der Zahlungsbedingungen sind aber noch weitere Felder für Rabattberechnung, den Ausgabetext in der Rechnung usw.)

Adressen Anrede - im Wertelisten Register (Typ 1)

• Gehen Sie ins Modul Adressen und rufen Adressen wAdmin auf.
• Die hier aufgesetzten Werte können im Modul Adressen aufgerufen werden.
• Sie können hier Ihre individuell benötigten Anreden für Ihre Geschäftspartner und Kunden aufsetzen und ändern.

Rechnungsnummern - in den Systemeinstellungen (Typ 1)

Sie können Rechnungsnummern ganz individuell mit Prefix und Suffix anlegen.

Z.B. mcn/80250/2010. Das Prefix ist "mcn/", dann kommt die laufende Nummer und anschließend das Suffix "/2010. Wenn Sie Prefix und Suffix weglassen, besteht Ihre Rechnungsnummer nur aus der laufenden Nummer, die vom Warenwirtschaftssystem hochgezählt wird.

Die Rechnungsnummern werden in den Systemeinstellungen Verkauf festgelegt:

• Gehen Sie ins Modul Login und rufen Einstelllungen Verkauf auf.
• Dort befindet sich obige Matrix, wo Sie in der Spalte Nächste Nummer die jeweils relevanten Nummern für Rechnungen, Angebote u.s.w. mit einer entsprechenden Zahl eintragen. (keine Buchstaben oder Sonderzeichen).

Zahlungsbedingungen - Modul Verkauf / Menü Einstellungen  (Typ 2)

Bei diesem Typ gibt es ein eigenes Layout, in dem Sie Datensätze anlegen und ändern können. Hierbei handelt es sich um Daten, bei denen nur dieWerte aus 1 oder 2 Feldern in die Werteliste aufgenommen wird (z.B. nurdie Bezeichnung). Der Rest der Felder hat andere Funktionen (z.B. die Berechnung von Rabatten)

1. Die Bezeichnung der Zahlungsbedingung erscheint in der Auswahlliste
2. Dieser Text erscheint in der Rechnung
3. Wenn es sich um eine Zahlungsbedingung für die Kasse handelt, setzen Sie die Markierung im Feld Zahlungsbedingung Kasse.
4. Wenn Sie mcn Commerce Professional und einen Online Shop im Einsatz haben, geben Sie hier die Zahlungskondition ein, die aus Ihrem Online Shop ausgelesen wird. mcn Commerce setzt dann die englische Bezeichnung aus dem Online Shop in die von Ihnen angelegte Zahlungsbedingung um.

Rechnungstexte - Modul Verkauf / Menü Einstellungen  (Typ 2)

1. Der Name des Rechnungstextes kann im Modul Adressen für jeden Kunden und in Modul Verkauf für jeden einzelnen Auftrag ausgewählt werden.
2. Das Feld für den Text, der oberhalb der Rechnungspositionen eingefügt wird
3. Das Feld für den Text unterhalb der Rechnungspositionen

Freie Kategoriefelder und Wertelisten

Eigene Felder mit Wertelisten definieren

In vielen Branchen brauchen Sie eigene Felder, die in keinerWarenwirtschaft ab Werk vorhanden sind. Im Modul Verkauf können Sie bei 6 freienMarkierungsfelder (Felder zum Markieren / Ankreuzen) und 10 freien Kategoriefelder dieBezeichnungen selbst festlegen.

Bei den 10 freien Kategoriefeldernkönnen Sie jeweils eine eigene Werteliste (Liste mit vorgegebenen Werten) definieren.

Die freien Felder werden im erweitertenLayout Bereich der Detail Layouts angezeigt, wenn Sie in der Seiten Navigation auf Erweitert klicken oder bei den Mitarbeiter Einstellungen die erweiterten Layouts dauerhafteingeblendet haben.

1. Das Modul Verkauf hat 6 Markierungsfelder und 10 Textfelder, für die Sie Ihre eigenen Bezeichnung festlegen können. Bei den 10 Textfeldern können Sie jeweils eine eigene Werteliste (Dropdown Liste mit Vorgaben) definieren.

1.  Im Modul Verkauf / Auftragsdaten Sonstiges finden Sie die Markierungs- und Textfelder.
2. Hier wählen Sie Ihre bereits aufgesetzten Werte Ihrer Kategoriefelder.
3. Den Inhalt der Textfelder 1 - 10 können Sie darüber hinaus im AddOn ReportXT als Auswahlkriterien einsetzen.

Bezeichnung bearbeiten

Im Module Verkauf wählen Sie auf den Punkt wAdmin . Damit kommen Sie in das Layout Auftragsdaten-Admin

Damit beim Anklicken eines Feldes die Werteliste erscheint, definieren Sie diese im Register (siehe unten)

Nach den Änderungen klicken Sie auf den Button Updaten. Für Netzwerk Anwender sind die Änderungen nach dem nächsten Starten von mcn Commerce sichtbar

Wertelisten bearbeiten

1. Das Register hat die Reiter/Tabs 1 - 10 für die Wertelisten der Kategoriefelder 1 - 10 und Register/Tabs mit Buchstaben für andere Wertelisten (z.B. Zahlungseingang, Verkaufsstatistik usw)
2. Geben Sie hier die Begriffe ein. Wenn Sie einen neuen Begriff eingeben wollen, klicken Sie einfach in die erste freie Zeile unter dem letzten Begriff
3. Sie müssen eine Sortierreihenfolge eingeben. Wenn für einen Begriff keine Sortierreihenfolge angegeben wurde, erscheint der Begriff nicht in der Werteliste. So können Sie Begriffe kurzfristig in der Werteliste aufnehmen oder entfernen, ohne den Begriff löschen zu müssen

Rechnungstexte

Textbausteine über und unter den Verkaufspositionen

In der Auftragsabwicklung im Modul Verkauf kann im Layout Dokument Vorbereitung ein Dokumenten Text oberhalb (Feld Auswahl Text oben) und ein Dokumenten Text unterhalb (Feld Auswahl Textunten) der Dokument Positionen angegeben werden. In diese Felder können Sie individuelle Texte schreiben oder perVoreinstellung hinterlegte Textbausteine in das Dokumenteinfügen.

Hinweis: Rechnungstexte gelten für alle Mandanten des Systems

Informationen zu den Dokumenten Texten finden Sie hier:

Rechnungstexte anlegen

Die Rechnungstexte werden im Modul Verkauf angelegt:

Rechnungstexte in der Auftragsabwicklung auswählen

•  Das Feld Rechnungstext befindet sich Im Modul Verkauf / Layout Auftragsdaten - Dokument

1. Rechts neben dem Feld Rechnungstext können Sie einen Rechnungstext, den Sie bereits aufgesetzt haben auswählen. Hier IBAN und Swift Macnetic.

• Der ausgewählte Rechnungstext gilt hier für das Dokument, welches Sie gerade bearbeiten.

Rechnungstexte beim Kunden hinterlegen

• Sie sparen Zeit durch das automatische Ausfüllen
• Eine mögliche Fehlerquelle wird reduziert. Gerade wenn Sie im Team oder mit Aushilfskräften arbeiten, kann jeder Mitarbeiter einen Auftrag für den Kunden anlegen, ohne dessen Konditionen kennen zu müssen.

•  Das Feld Rechnungstext befindet sich im Modul Adressen / Layout Zahlungskonditionen

1. Rechts neben dem Feld Rechnungstext können Sie einen Rechnungstext, den Sie bereits aufgesetzt haben auswählen. In diesem Beispiel: Vielen Dank....

• Ein ausgewählter Rechnungstext im Adressen Modul wird bei jedem Dokument automatisch geladen. Dieser Rechnungstext kann im Modul Verkauf wieder manuell durch Auswahl eines anderen Rechnungstextes geändert werden.

Provisionen abrechnen

Provisionsabrechnung für Mitarbeiter und externe Vertreter

Während die Provisionen und Provisionssätze im Modul Adressen angelegt und bearbeitet werden, erfolgt die Provisionsabrechnung im Modul Verkauf.

Hier finden Sie die Informationen zum Anlegen und Bearbeiten der Provisionen:

• Gehen Sie in das Modul Verkauf und wählen Sie aus dem Menü Funktionen das Untermenü Fibu und GL und wählen dann den Punkt Provisionen.

1. Das Layout Provision Übersicht im Modul Verkauf
   
2. Klicken Sie auf einen Monat um eine Provisionsabrechnung zu erstellen oder zu aktualisieren. Für jeden Mitarbeiter / jede Provisionsart wird ein Datensatz angelegt
3. Mit dem Pfeil Button kommen Sie in das Layout Provision Details

1. In diesem Bereich sind die internen Provisionen (Provision 1), die mit der Kundennummer verbunden sind, aufgeführt
2. Hier ist die Auflistung der internen Provisionen (Provision 2), die bei Bearbeitung des Datensatzes eingetragen wurden (aktueller Verkäufer Code)

Dies ist die rechte Seite des Layouts Provisionen Details

1. Hier befindet sich der Bereich für die Abrechnung der externen Provisionen
2. Zwecks interner möglichen Kontrolle können Sie hier das Merkmal für Abgerechnet manuell setzen.

• Sie können die Provisionsabrechnungen mit Hilfe des Print Button ausdrucken.

Provisionen

Interne und externe Provisionen

mcn Commerce Standard und Professional enthalten ein Modul für Provisionen für Umsätze im Verkauf und an der Kasse

Provisionsarten

Das Anlegen der Provisionen erfolgt im Modul Adressen. Wählen Sie im Layout Provisionen  die Provisionsart, die Sie anlegen oder bearbeiten wollen.

Provision intern

Provision extern

Provisionscode beim Kunden hinterlegen

1. Hier haben Sie im Modul Adressen den Bereich Provisionen ausgewählt..
2. Hier wird der interne Provisionscode für den Mitarbeiter hinterlegt, der bei jedem Kauf des Kunden eine Provision erhält.
3. Hier wird der externe Provisionscode eingeben. Solange hier ein Code eingegeben ist, erhält der Kunde bei jedem Umsatz den hinterlegten Rabatt.
4. Zusätzlich kann dem Kunden ein Rabatt eingeräumt werden, die er z.B. bei Nennung eines Unter Codes erhält.

Eingabe der Provisionen bei Aufträgen und an der Kasse

• Der externe Code muss in seinem Adressdatensatz im Modul Adressen hinterlegt sein
• Im Modul Adressen Layout Provisionen extern muss ein Rabatt im Feld Rabatt Kunde Ware gesamt eingetragen sein
• Der gekaufte Artikel muss im Modul Artikel Layout Artikel Details als provisionsfähig gekennzeichnet sein

Hier finden Sie Informationen für die Abrechnung der Provisionen:

Aktuelle Kundendaten vom Online Shop

Der Kunde hat im Online Shop die Möglichkeit, seine Daten zu ändern oder beim Auftrag andere Kontodaten für die Zahlung per Lastschrift anzugeben. Für xtCommerce und Gambio gibt es die Möglichkeit, aktuelle Kontodaten Daten und die UstID aus dem Online Shop innerhalb des Moduls Verkauf abzurufen.

Im Layout Zahlungen finden Sie rechts einen Bereich zum Abrufen der aktuellen Daten im Online Shop.

1. Mit diesem Button rufen Sie die aktuellen Daten von Ihrem Online Shop ab
2. Links stehen die Daten, die derzeit im Modul Adressen von mcn Commerce gespeichert sind,
   rechts die aktuellen Daten aus dem Online Shop
3. mcn Commerce überprüft, ob die Feldwerte gleich sind. Wenn Unterschiede festgestellt werden,
   wird das Feld farblich hervorgehoben. (Leerschritte, Binde- und Schrägstriche werden bei der
   Überprüfung ignoriert)
4. Mit den kleinen blauen Pfeilen können Sie einzelne Felder aus dem Online Shop in die
   entsprechenden Felder in mcn Commerce kopieren
5. Mit diesem Button werden alle Werte im Modul Adressen mit denen aus dem Online Shop aktualisiert.

Server is not responding

Wenn Sie diese Meldung in einem oder allen Feldern sehen, ist die Verbindung zu Ihrem Online Shop zu langsam oder gestört.

Wenn Sie diese Statusmeldung mit dem Button Alle Werte übernehmen in die Adressdaten geschrieben haben, können Sie die Daten im Modul Adressen / Layout Konditionen korrigieren.

Versanddaten Export

Für den Export der Rechnungsdaten für eine externe Versand Software gibt es die Funktion Versand Daten exportieren. Die Funktion befindet sich im Modul Verkauf / Layout Auftragsdaten - Sonstiges.

Die Funktion ist für den direkten Export kompletter Auftrags Datensätze. Teillieferungen, die im Bereich Lieferscheine erstellt werden, werden mit dieser Funktion nicht exportiert.

Aufrufen der zu exportierenden Datensätze

Zuerst werden mit einer Suchabfrage die Datensätze aufgerufen, die exportiert werden soll. Das können beispielsweise alle Datensätze mit einer Rechnungsnummer größer als 501300 sein, oder alle Rechnungen mit Datum von heute.

1. Bei der Suchabfrage wird die Dokumentart angegeben
2. und in diesem Beispiel der Operator ">" (größer als) die angegebene Rechnungsnummer

Hinweis: Die Suchabfrage können Sie auch in anderen Layouts (z.B. im Layout Übersicht) ausführen und danach das Layout Auftragsdaten - Sonstiges aufrufen.

Lieferadresse

Die Lieferadresse wird aus dem Bereich DHL Intraship übernommen. Dieser Bereich befindet sich ebenfalls im Layout Auftragsdaten - Sonstiges / Bereich Aktion: DHL Intraship.

Der Grund ist, dass die DHL Intraship Funktion die Basis Funktion für standardisierte Adressen Felder ist (die "normale" Lieferadresse ist 1 Feld für die gesamte Adresse).

Aus diesem Grund werden bei der Übernahme der Adressen aus den Online Shops die Lieferadressen im Bereich DHL Intraship automatisch angelegt.

Weitere informationen zur Lieferadresse finden Sie in dieser Übersicht:

Versand Daten exportieren

Nachdem die Datensätze für den Export aufgerufen sind, werden die Daten im Layout Auftragsdaten - Sonstiges mit dem Button Export auf Schreibtisch exportiert.

1. Dieser Button führt die Funktion aus
2. Mit diesem Markierungsfeld werden Positionen ausgeschlossen, die im Modul Artikel den Wert ohne Lieferstatus haben (z.B. Versandkosten)
3. Nach dem Export wird in allen Datensätzen das aktuelle Datum eingetragen

Es erscheint ein Export Dialog in dem Sie das Verzeichnis (Empfehlung Desktop), das Datei Format (Empfehlung Excel) und den Dateinamen angeben können.

Den anschließenden Dialog können Sie ändern, wenn Sie andere Felder als die voreingestellten exportieren wollen. Ansonsten bestätigen Sie einfach die voreingestellten Felder.

• Die Funktion schließt die Datensätze aus, die im Feld Datensatz exportiert einen Wert (Datum) haben.
• Außerdem werden die Positionen ausgeschlossen, bei denen die offene Liefermenge 0 ist
• Wenn das Feld Ausschluss Positionen ohne Lieferstatus markiert ist, werden die Positionen ausgeschlossen, die im Modul Artikel den Wert ohne Lieferstatus haben (z.B. Versandkosten)
• Nach dem Export wird in allen Datensätzen das aktuelle Datum eingetragen
• Außerdem wird der Status bei allen Datensätzen auf geliefert gesetzt

Hinweis: Um Datensätze erneut zu exportieren, wird der Wert im Feld Datensatz exportiert entfernt. Dafür gibt es direkt neben dem Feld einen kleinen Button. Wenn Sie beim Klicken die CTRL-Taste gedrückt halten, wird der Wert in allen aktuellen Datensätzen entfernt.

Versandkosten Voreinstellung

Versandkosten und Nachnahme als Auftragspositionen

Sie können einstellen, ob bei neuen Dokumenten in der Auftragsabwicklung im Modul Verkauf automatisch eine Position Versandkosten und bei entsprechender Zahlungsbedingung eine zusätzliche Positionen Nachnahme erstellt werden soll. So werden bei den Aufträgen keine Versandkosten vergessen.

Die Einstellung kann allgemein in den Systemeinstellungen vorgenommen werden. Alternativ können Sie die Funktion bei einzelnen Kunden im Modul Adressen einstellen.

Versandkosten und Nachnahme System Voreinstellungen

Gehen Sie im Modul Login in die Einstellungen Verkauf und legen Sie dort fest, ob generell bei allen neuen Dokumenten die Position Versandkosten und/oder Nachnahme erstellt werden soll.

In den Feldern Artikelnummer Versandkosten bzw. Nachnahme tragen Sie die Artikelnummer ein, die bei neuen Dokumenten eingesetzt werden soll.

1. Hier stellen Sie ein, ob und welche Versandkosten automatisch bei neuen Dokumenten angelegt werden sollen.
2. in diesen Feldern stellen Sie ein, ob und welche Nachnahme Position bei neuen Dokumenten (mit entsprechender Zahlungsbedingung) angelegt werden sollen.

Versandkosten Einstellung bei den Kunden Adressen

• Wählen Sie im Modul Adressen das Layout Konditionen

1. Im ganz rechten Block markieren Sie das Feld Versandkosten für einen Kunden aus.
2. Im zweiten Block oben befindet sich das Feld Zahlungskonditionen. Hier können Sie die Zahlungskondition Nachnahme für den Kunden festlegen.

Grundlagen: Artikel

Artikel und Attribute können vom Anwender manuell angelegt werden. mcn Commerce kann aber auch vollautomatisch aus einer Artikelliste eines Lieferanten Artikel anlegen und gleichzeitig die Attribute für den Online Shop anlegen.

Diese Anleitung beschreibt das manuelle Anlegen von Artikeln. Die Video Anleitung für den automatischen Import finden Sie hier:

Artikel und Attribute manuell anlegen:

Produkte und Artikel:

mcn Commerce unterscheidet Produkte (im Modul Internet und Kataloge) von Artikeln (in allen anderen Modulen).

Beispiel: 

Ein Internet Produkt (T-Shirt Modell „Hamburg“) besteht aus 10 Artikeln (T-Shirt Modell „Hamburg“/blau/S, T-Shirt Modell „Hamburg“/blau/M, T-Shirt Modell „Hamburg“/blau/L...T-Shirt Modell „Hamburg“/rot/XXL)

D.h. sie haben ein Produkt T-Shirt Modell „Hamburg“ in Ihrem Internet Modul (bzw. Katalog Modul), aber 10 verschiedene Artikel in Ihrem Modul Artikel.

Und das hat seinen guten Grund:

Aus diesem Grund muss jeder Artikel einzeln im Modul Artikel vorhanden sein und eine eigene Artikelnummer und EAN Nummer haben.

Für Ihre Angebote / Aufträge / Kasse bedeutet das: Sie wählen NICHT zuerst einen Artikel aus und in einem zweiten Schritt das Attribut, sondern Sie geben eine einzigartige Artikelnummer/bzw. scannen einen einzigartigen EAN-Code ein.

Artikelnummer - Produktnummer - Bestellnummer

Das Modul Artikel von mcn Commerce hat drei verschiedene Nummern für die Artikel, die unterschiedliche Funktionen haben.

Artikelnummer

• Die Artikelnummer ist die Hauptnummer innerhalb des Warenwirtschaftssystems und ist einzigartig für jeden Artikel und Mandant (d.h. verschiedene Mandanten können gleiche Artikelnummern haben).
• Sie können Nummern, Buchstaben und Trennzeichen (Punkt, Komma) eingeben, aber keine Sonderzeichen (Semikolon ; Backslash \ und Anführungszeichen einfach oder doppelt)
• Es erfolgt eine Überprüfung bei der Eingabe. Wenn hier eine Artikelnummer doppelt eingegeben wird, wird das Feld rot unterlegt.

Das System hindert Sie nicht daran, tatsächlich eine doppelte Artikelnummer einzugeben, wenn Sie so etwas für einen bestimmten Zweck brauchen. Allerdings raten wir dringend davon ab, da in dem Fall weder Auswertungen noch Dokumente die Artikel richtig unterscheiden können.

Bestellnummer Lieferant

Manche Lieferanten haben eindeutige Bestellnummern pro Artikel Ausprägung (Herrenhemd (11282) - Baumwolle (02708) - blau (20) - Größe XL (XL) alles in einer Nummer geschlüsselt). Andere Lieferanten geben nur die Hauptnummer (11282) an und Sie müssen bei der Bestellung angeben, welche Farbe, Größe usw.  Sie bestellen möchten.

Ein Warenwirtschaftssystem braucht allerdings eindeutige Artikelnummern. Z.B. erfolgt eine Lagerbuchung nach einer eindeutigen Artikelnummer. Wenn Sie keine eindeutige Artikelnummer hätten, wüssten Sie nicht, in welchen Größen, Farben usw das Herrenhemd überhaupt da wäre.

mcnCommerce Standard und Professional:
Wenn Ihr Lieferant Ihnen eindeutige Bestellnummern gibt können Sie diese auch als eindeutige Artikelnummer übernehmen:

Gehen Sie in das Modul Artikel und wählen das Layout Superscript
 Hier können Sie für alle aktuellen Artikel die Bestellnummer in das Feld Artikelnummer kopieren.

1. Die Pfeil-Button kopieren den Feldinhalt in der jeweiligen Richtung. In unserem Beispiel wird die Bestellnummer des Lieferanten in das Feld Artikelnummer kopiert und das für alle aktuellen Datensätze

Auch hier dürfen nur eindeutige Werte in das Feld Artikelnummer kopiert werden.

Stellen Sie sicher, dass Sie die richten Datensätze ausgewählt haben, die Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden!

Produktnummer / Produktnummer manuell:

Im Gegensatz zur Artikelnummer ist die Produktnummer für die Unterscheidung von Produkten im Modul Internet und Modul Kataloge zuständig.

Eine Artikelnummer kann dieselbe sein, wie eine Produktnummer, aber eine Produktnummer kann wesentlich mehr:

Wenn Sie ein Herrenhemd im Internet anbieten oder einen Katalog für Sommermode für Ihre Kunden ausdrucken, möchten Sie bestimmt, dass nicht jedes Hemd in jeder Ausprägung einzeln aufgeführt wird, sondern das diese gebündelt als ein Produkt aufgeführt werden.

Genau dafür ist die Produktnummer zuständig:

Eine Produktnummer ist die Summe bestimmter Artikel, die als ein Produkt mit auswählbaren Attributen angeboten werden.

Die Artikel
11282-02708-0-20-S (Herrenhemd Modell "Rom", blau , Baumwolle in Größe S)
11282-02708-0-30-L (Herrenhemd Modell "Rom", rot , Baumwolle in Größe L)
11282-02708-0-20-L (Herrenhemd Modell "Rom", blau , Baumwolle in Größe L) 

erscheinen im Internet und im Katalog als

11282 Herren Hemd "Rom", erhältlich in Baumwolle, Größen S - XXL, Farben Rot, Blau weiß)

Normalerweise gibt die Beschaffenheit Ihrer Artikel die Zugehörigkeit zu einem Produkt vor, aber nichts hindert Sie daran, Ihre Artikel nach eigenen Kriterien zu einem Produkt zusammen zu fassen.

Wenn das Feld Produktnummer manuell leer bleibt, wird automatisch die Nummer aus dem Feld Artikelnummer übernommen und im Feld Ausgabe angezeigt.

Artikel Import

Sie können Artikel Daten aus Ihrem bisherigen System übernehmen oder Lieferanten Preislisten importieren. mcn Commerce ist darüber hinaus in der Lage, die Attributwerte (products_options_values) automatisch anzulegen (für das Modul Internet Import und das Modul Kataloge).

mcn Commerce kann auch vorhandene Artikel Datensätze beim Import aktualisieren. Dadurch können Sie Lieferanten Preislisten mit aktuellen Preisen und neuen Artikel in einem Durchgang importieren. Weitere Informationen finden Sie unten:

oder in der nachfolgenden Videoanleitung:

Farbliche Kennzeichnung im Feld Artikelnummer Lieferant

Der Abgleich zwischen Artikel Import und dem Artikelstamm erfolgt standardmäßig über das Feld Artikelnummer Lieferant (die Bestellnummer beim Lieferanten). (siehe unten für Abgleich über EAN Nummer)

Das Feld hat 3 farbige Kennzeichnungen:

1. Grün: Artikel wird neu angelegt
2. Blau auf Gelb: Artikel bereits vorhanden, es werden nur die Wert aktualisiert
3. Gelb auf Rot: Der Datensatz mit dieser Artikelnummer Lieferant ist in dieser Liste mehrfach vorhanden und würde sich bei der Übernahme in den Artikelstamm selbst überschreiben

Dateiformate

Die Daten müssen in einem der folgenden Formate vorliegen:

• Text mit Tab
• Text mit Komma (csv)
• Excel
• FileMaker

Aus diesem Grund müssen die Bestellnummern des Lieferanten einzigartig sein.

Aktualisieren von vorhandenen Artikeln

Wenn Sie Ihre vorhandenen Artikel aktualisieren wollen, weil Sie zum Beispiel neue Preislisten von Ihrem Lieferanten erhalten haben, können Sie ebenfalls die Funktion Artikel importieren dafür nutzen.

Genauer gesagt: Sie brauchen sich keine Gedanken darüber zu machen, ob Artikel aus der Liste des Lieferanten bereits vorhanden sind oder nicht:

• vorhandene Artikel werden aktualisiert
• neue Artikel werden wie oben beschrieben neu angelegt

Um vorhandene Artikel zu aktualisieren, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Standard: es werden nur die Preis und Mengen Felder aktualisiert (genaue Auflistung siehe unten)

Hinweis: Bei dieser Option werden alle Felder aktualisiert (inkl. Produktbeschreibung, Bezeichnung und auch freie Kategoriefelder), wenn es für das jeweilige Feld Informationen gibt. Wenn der zu importierende Artikel bei einigen Feldern keine Daten enthält, werden die Feldinformationen im Artikelstamm nicht entfernt.

Beispiel: Im Artikelstamm sind bei den Artikeln zusätzliche Informationen in den freien Kategorie Feldern eingetragen. Die neue Preisliste des Lieferanten enthält keinerlei Daten, die in die freien Kategoriefelder importiert werden, die entsprechenden Felder sind in der Importliste leer. Die von Ihnen im Artikelstamm eingetragenen Daten bleiben bei der Übernahme in den Artikelstamm erhalten.

Hinweis 2: Attribute werden nicht aktualisiert. Attribute können nur über die Funktion Attribute anlegen neu angelegt werden

Standard Aktualisierung vorhandener Artikel

Hier finden Sie eine Übersicht mit den Feldern, die bei vorhandenen Artikeln aktualisiert werden, wenn die Option Vorhandene komplett aktualisieren nicht ausgewählt ist:

Und auch Produkte, die nicht mehr in der Lieferanten Preisliste enthalten sind, können Sie finden, wenn die Artikel den richtigen Wert im Feld Lieferant haben:

Beim Import wird das aktuelle Datum in das Feld Letzter Abgleich im Layout Artikel Details Sonstiges gesetzt.

Führen Sie eine Suchabfrage nach dem Feld Lieferant und dem Feld Letzter Abgleich aus:
Feld Lieferant: "der aktuelle Lieferant"
Feld Letzter Abgleich: < "aktuelles Datum"

Die Suchabfrage heißt: Suche alle Datensätze des Lieferanten "der aktuelle Lieferant" mit einem Datum älter als das heutige Datum.

Import des Lieferanten Namens

Damit der Lieferant Müller GmbH (aus Hamburg) von der Müller GmbH (aus München) unterschieden werden kann, wird in der Auswahlliste im Modul Artikel / Feld Lieferant die Kombination aus der Kundennummer des Lieferanten und des Namens angezeigt.

Wenn Sie die Lieferanten importieren wollen:

• legen Sie zuerst den Lieferanten im Modul Adressen an und importieren Sie den Wert, der im Modul Adressen / Layout Weitere Daten im Feld Erscheint in Auswahlliste im Modul Artikel angezeigt wird.
• führen Sie nach dem Import die Datenpflege (Menü Funktionen) im Modul Artikel aus

Abgleich über EAN Nummer

Update Key Minimum für diese Funktion: 27.12.2011

Wenn das Feld Abgleich über EAN Nummer markiert ist, erfolgt der Abgleich nicht über die Bestellnummer beim Lieferanten, sondern über die EAN Barcode Nummer.

Spezialfunktion: Nur niedrigere VKs aktualisieren

Update Key Minimum für diese Funktion: 27.12.2011

Wenn das Feld Nur niedrigere VKs aktualisieren markiert ist, wird beim Abgleich mit vorhandenen Artikel der Preis überprüft:

• ist der neue Preis niedriger, als der vorhandene, wird der neue Preis eingetragen
• ist der vorhandene Preis niedriger, bleibt dieser erhalten

Diese Spezialfunktion ist sinnvoll, wenn Sie viele Preise im Online Shop schnell aktualisieren wollen:

Zuerst wird eine Basispreisliste des Stammlieferanten importiert und danach ein oder mehrere Preislisten von Speziallieferanten, die bestimmte Artikel günstiger liefern können. Da in mcn Commerce durch diese Funktion immer der niedrigste Preis im Artikelstamm steht und das Internet Modul automatisch die Preise aus dem Artikelstamm übernimmt, haben Sie einen Wettbewerbsvorteil, da Ihr Shop immer die bestmöglichen Preise anzeigt.

Artikel Sprache

In mcn Commerce Standard und Professional können Sie die Bezeichnung und Beschreibung der Artikel in beliebigen Sprachen im Artikelstamm hinterlegen. Diese Funktion ist unabhängig von der im Modul Internet. Die Ausgabesprache der Dokumente kann unabhängig von der Sprache der Artikel in den Dokumenten festgelegt werden.

Die Anleitung für das Einstellen der Dokumenten Sprache finden Sie hier:

Artikel Sprache

Mit dieser Funktion können Sie im Modul Artikel im Layout Artikel Details zu jedem Artikel für jede definierte Sprache eine Artikelbezeichnung und eine Artikelbeschreibung anlegen.

1. Die Funktionen befindet sich im Modul Artikel / Layout Artikel Details
2. Die Standard Produktbezeichnung
3. Die Standard Produktbeschreibung
4. Mit diesem Pfeil-Button öffnen Sie das Sprachenportal

1.  Hier geben sie die Bezeichnung und Beschreibung in der Sprache ein,
2.  die Sie in diesem Feld auswählen.
   (Mit dem Pfeil-Button schließen Sie diese Ansicht)

Sprachen definieren

1. Das Layout Firmen Einstellungen im Modul Login
   
2. Hier wählen Sie die Aktion Sprachen.
3. Hier stellen Sie Ihre benötigten Sprachen ein. Dazu gehen Sie in die nächste frei Zeile und wählen im Feld Name die Sprachbezeichnung aus.

Artikel Sprache beim Kunden hinterlegen

Genauso wie Sie das Ausgabeformular und die Dokumentensprache des Ausgabeformulars beim Kunden hinterlegen können, können Sie auch die Artikelsprache hinterlegen.

Hinweis: Der Grund, warum es unterschiedliche Einstellmöglichkeiten für die Dokumentensprache und die Artikelsprache gibt, ist, dass manche Kunden zwar unterschiedliche Dokumentensprachen haben, die Artikel aber in allen Sprachen gleich bezeichnet sind. Andere Kunden wiederum möchten englische Artikel in italienischer Dokumentensprache berechnen. Auf diese Weise haben Sie die maximale Flexibilität.

1. Dokumenten Sprache und
2. Artikel Sprache können im Modul Adressen für jeden Kunden individuell hinterlegt werden.

Wenn Sie ein neues Dokument für den Kunden erstellen, werden automatisch die Artikelbezeichnungen und Beschreibungen in der eingestellten Sprache in die Kalkulation übernommen. Sollte in der beim Kunden eingestellten Artikelsprache keine Bezeichnung und Beschreibung in der jeweiligen Sprache vorhanden sein, wird die Standardbezeichnung und Beschreibung aus dem Artikelstamm übernommen.

Sprache im Modul Verkauf

Wenn Sie im Modul Adressen beim Kunden eine Artikelsprache hinterlegt haben, wird diese automatisch in die Auftragsdaten übernommen. Der Wert kann für jedes Dokument einzeln eingestellt werden.

1. Die Einstellungen für Kundenwährung und die Dokumentsprache
2. Die Einstellungen für die Artikelsprache

1. Das Layout Kalkulation im Modul Verkauf. Im Modul Adressen wurde beim Kunden die Artikelsprache Englisch hinterlegt.
2. Dieser Artikel wurde mit Spracheinstellung Englisch angelegt.

Bitte beachten Sie: Die Einstellungen für die Artikelsprache in den Auftragsdaten wirkt sich nur auf neue Artikelpositionen aus. Wenn Sie bereits Positionen angelegt haben und nachträglich die Artikelsprache ändern, müssen Sie die Positionen aktualisieren (durch erneute Eingabe der Artikelnummer).

Artikel und Attribute automatisch anlegen

mcn Commerce kann aus einer Lieferanten Liste automatisch neue Artikel, Attribute und Internet Produkte anlegen. Alle Aufgaben, die man im Backend des Online Shops ausführen müsste, kann mcn Commerce automatisch.

Je besser die Daten beim Import sind, um so besser ist das erzielbare Resultat.

Bitte beachten Sie

• Die Bestellnummern des Lieferanten müssen bei allen Artikeln unterschiedlich sein! Einige Hersteller haben Preislisten bei denen die Bestellnummern für gleiche Artikel, die sich nur z.B. in der Größe und Farbe unterscheiden, gleich sind, obwohl die Hersteller intern immer mit einzigartigen, mehrstelligen Nummern arbeiten.

  Wenn Sie eine Liste haben, bei denen mehrere Artikel die gleiche Bestellnummer haben, müssen Sie diese Bestellnummern vor dem Import erweitern.

  Beispiel:
  T-Shirt Rome, Bestellnummer 12345, Farbcode 789, Größe S
  T-Shirt Rome, Bestellnummer 12345, Farbcode 789, Größe L

  Daraus machen Sie zum Beispiel in Excel:
  T-Shirt Rome, Bestellnummer 12345-789-S
  T-Shirt Rome, Bestellnummer 12345-789-L

In das Layout Artikel Import kommen Sie, wenn Sie im Modul Artikel im Menü Funktionen den Punkt Artikel Import auswählen.

Attribute und Attributwerte

Grundlagen

Welche Werte werden in dem Bereich eingetragen?

Wenn Sie ein Produkt (z.B. ein T-Shirt) in mehreren Ausführungen haben, dann muss für jede Ausführung ein eigener Artikel angelegt werden.

Beispiel 1:
Artikel 1: T-Shirt “Rom”; blau/Baumwolle/L
Artikel 2: T-Shirt “Rom”; blau/Baumwolle/XL
usw.

Man unterscheidet in Attribut (Option) und Attributwert (Options_Value)
Attribut = z.B. Farbe
Attributwert = blau, grün, rot usw.

Jeder Artikel darf mehrere unterschiedliche Attribute (Option) haben, aber nur ein Attributwert (Options_Value) pro Attribut (Option) und Sprache.

Diese Beispiel darf es nicht geben:
Produkt Option        Attribut Wert
Breite                      20 cm
Höhe                       20 cm

Für den Online Shop können Artikel im Modul Internet zu einem Produkt zusammengefasst werden. Ein Internet Produkt kann, im Gegensatz zu den einzelnen Artikeln, alle Attribute und Attributwerte enthalten.

Daher hat im Beispiel 1 jeder der Artikel jeweils die unterschiedlichen Attribute Farbe, Material und Größe und zu jedem Attribut auch einen Attributwert

Die Gründe dafür sind:

1. Lagerbestand: Nur wenn jeder Artikel als eigenständiger Datensatz angelegt ist, kann der Lagerbestand richtig gebucht werden, schließlich wollen Sie wissen, wie häufig das T-Shirt in blau, Baumwolle und XL da ist und nicht nur, dass das T-Shirt in allen Größen und Farben zusammen genommen 100 Mal am Lager ist
2. EAN Code: Jeder Artikel hat eine eigene EAN Nummer.
3. Zuordnung der Artikel bei Übernahme der Bestellungen aus dem Online Shop in die Auftragsabwicklung: Jeder Artikel muss eindeutig definiert sein. Und das geht nur, wenn jeder Artikel eine eindeutige Artikelnummer hat. Eine (Internet-) Produktnummer sagt Ihnen nur, dass es sich um das T-Shirt “Rom” handelt, aber erst die Artikelnummer sagt Ihnen, dass das T-Shirt “Rom” in Blau, Baumwolle, XL bestellt wurde.

Der Bereich Attribute

Im Bereich Attribute die Attribute für den jeweiligen Artikel aufgelistet. Beim Import neuer Artikel mit Attributen, werden diese in den Bereich Attribute importiert.

1. Anhand des Lagerbestands pro Artikel wird dem Online Shop mitgeteilt, in welcher Ausführung das Produkt bestellbar ist. Im Bereich Attribute anlegen können Sie die Einstellungen für den Lagerbestand für jeden Artikel festlegen
2. Mit den Funktionen im Bereich Superscript für unbegrenzt viele Artikel automatisch eine Artikelbezeichnung und/oder Artikelbeschreibung erstellen.
   SuperScript
3. Kundenkataloge:
   Das Modul Kataloge arbeitet genauso, wie das Modul Internet: Viele Artikel werden zu einem Produkt zusammen gefasst. Die Attribute und Attributwerte zeigen, in welchen Ausprägungen das Produkt erhältlich ist.

Hinweis: In allen anderen Fällen brauchen Sie den Bereich Attribute nicht!
Der Bereich Attribute ist ein Teil der Tabellen, die Ihr Internet Shop braucht und den wir so ausgebaut haben, dass Sie auch 20.000 Artikel in wenigen Schritten importieren und daraus Artikelbezeichnungen erstellen können.

Attribute werden nicht im Modul Verkauf verwendet!
Der einzelne Artikel wird über die eindeutige Artikelnummer definiert, nicht durch die Attribute. Die Attribute (und vor allem die Attributwerte) gehören in die Artikelbezeichnung und/oder die Artikelbeschreibung.

Beispiel 2:
Artikelnummer: 12345XL
Bezeichnung: T-Shirt “Rom”
Beschreibung: Legeres Baumwollhemd, Farbe Blau, Größe XL

Artikelnummer: 12345L
Bezeichnung: T-Shirt “Rom”
Beschreibung: Legeres Baumwollhemd, Farbe Blau, Größe L

1. Hier wählen Sie eines der vorhanden Attribute (Produkt Option) aus. Die Werte werden entweder durch den Import automatisch von mcn Commerce angelegt, oder von Ihnen manuell in der Tabelle Optionen. Wenn Sie Attribute manuell anlegen wollen, klicken Sie auf den Button Produkt Option aufrufen unterhalb der Tabelle.
2. Wenn Sie links einen Attribut ausgewählt haben, erscheint in diesem Feld die Attribut ID (Options_ID). Dieses Feld können Sie nicht manuell ändern.
3. Hier steht die ID der Sprache, die in den Optionen für dieses Attribut hinterlegt wurden.
4. in dem Feld Attribut geben Sie den Attributwert ein. Ist der Attributwert noch nicht vorhanden (d.h. gibt es diesen Attributwert in der Tabelle options_values noch nicht, erscheint im Feld Kontrolle der Hinweis "Attribut in Tabelle Attributwerte nicht vorhanden"
5. Hier können Sie für den Online Shop Preisaufschläge/-abschläge sowie das Gewicht eingeben. Für Kataloge und Preislisten brauchen Sie hier keine Einträge zu machen
6. Die Attributnummer können Sie eingeben, wenn ein Attribut als eigenständiger Artikel im Modul Artikel angelegt ist. Das macht z.B. Sinn bei komplett PC-Systemen, in den z.B. eine Festplatte eingebaut wurde, die als eigenständiger Artikel angelegt ist.

Einer der großen Vorteile von mcn Commerce: Was man im Online Shop Backend manuell machen muss, macht mcn Commerce auf Knopfdruck: Wenn ein Attributwert nicht vorhanden ist, wird dieser einfach durch Anklicken eines Buttons erstellt. Nur das Attribut (Option) muss vorher angelegt worden sein.

1.  Für die Produkt Option "Breite" wurde ein Attributwert "233456" eingegeben,
2.  der noch nicht in der Tabelle Attributwerte ( Options_Values ) vorhanden ist.
3.  mcn Commerce macht es Ihnen einfach, klicken Sie auf den Button Attribut anlegen und mcn Commerce fügt den Wert in der richtigen Tabelle hinzu. Einzige Voraussetzung: Das Attribut von 1. muss in der Tabelle Attribute (Options) vorhanden sein. 

Attribute bei mehrsprachigen Online Shops

xtcommerce, Gambio und osCommerce erwarten für jede Sprache ein eigenes Set Attribute pro Artikel. Dementsprechend wird im Modul Artikel pro Sprache ein eigenes Set Attribute angelegt.

Hinweis: Bevor Sie die Sprachen auswählen können, müssen diese im Modul Internet angelegt werden (Menü Funktionen / Internet Tabellen / xtc/osc/Gambio / Language). Die Sprachen gelten für alle Shops und alle Mandanten des Warenwirtschaftssystems.

1. Hier wählen Sie die Sprache aus.
2. Einige Attributbezeichnungen sind im deutschen und englischen gleich. Material (d), wird erst zu material (e), wenn Sie die richtige Sprache zuweisen. Sie sehen auch, dass beide eine unterschiedliche Attribut ID (options_id) haben (deutsch = 3, englisch = 15).

Massenbearbeitung: Attribute anlegen

Mit dem Button Attribut anlegen legen Sie ein neues Attribut in der Basis Tabelle Attributwerte ( products_options_values ) an. Werte in mehreren Datensätzen können mit dem Button Attribute anlegen alle aktuellen Datensätze in einem Durchgang angelegt werden, auch wenn es sich um völlig unterschiedliche Werte handelt

Massenbearbeitung: Attribute bei Artikeln hinzufügen, ändern, entfernen

mcn Commerce bietet die Möglichkeit, Attribute für alle aufgerufenen Datensätze hinzuzufügen, zu ändern zu entfernen.
(Update Key Minimum für diese Funktion: 10.02.2012)

• Sie können können z.B. bei allen aktuellen Datensätzen ein Attribut (Farbe / Größe usw) hinzufügen
• oder Sie ändern bei allen aktuellen Datensätzen den Aufpreis für eine bestimmte Größe
• Sie können auch die Artikelnummer eines Attributs bei allen aktuellen Datensätzen ändern

Bei einer Massenbearbeitungsfunktion werden Daten dauerhaft und unwiderruflich geändert.

Stellen Sie daher sicher, dass Sie die richtigen Artikel aufgerufen haben.

Wollen Sie z.B. den Preis bei allen Datensätzen mit Farbe blau ändern wollen, stellen Sie sicher, dass nur Artikel mit diesem Attribut aufgerufen sind. Bei allen anderen Datensätzen würde blau als Attribut hinzugefügt werden!

1. Unten finden Sie eine Liste der Felder, die einen Wert haben müssen und bei welchen die Werte optional sind
2. Mit diesem Button werden alle vorhandenen Werte geändert. Nicht vorhandene Werte werden hinzugefügt
3. Mit diesem Button werden bei allen aktuellen Datensätzen die Attribute entfernt

Anlegen und ändern von Attributen

Sie können auch Attribute hinzufügen, die in der Basis Tabelle Attributwerte ( products_options_values ) noch nicht vorhanden sind. Führen Sie anschließend die Funktion mit dem Button Attribute anlegen alle aktuellen Datensätze aus.

Löschen von Attributen

D.h. Sie können bei allen aktuellen Datensätzen das Attribut blau entfernen, wenn Sie den Attribut Wert blau angeben. Wenn Sie keinen Attribut Wert angeben, werden alle Attribute mit der angegebenen Sprache und Produkt Option entfernt.

Weitere Informationen

Chargen

Die Chargen Funktion ist in der Standard und Professional Version von mcn Commerce enthalten. Die Chargen werden beim Wareneingangerfasst und im Modul Artikel / Layout Artikel Sonstiges / Bereich Aktion: Chargen beim entsprechenden Artikel aufgeführt.

Erfassung der Chargen

Beim Wareneingang im Layout Lagerbewegung werden die Chargen erfasst und können im Modul Verkauf bei den Auftragspositionen gezielt zugeteilt werden.Die Anzahl der zugeteilten Positionen werden von der verfügbaren Chargen Anzahl abgezogen. Wenn eine Chargen komplett zugeteilt ist, wird dieCharge nicht mehr aufgeführt.

Beispiel: Die Charge "charge_24012011" wird durch Unterstriche erweitert:

Zusatzangaben: Neben der Chargen Nummer kann dasVerfallsdatum und ein freies Datum (z.B. Herstellungsdatum oderEingangsdatum) angegeben werden.

Einkaufspreise: Chargen können darüber hinaus mit einem individuellen Einkaufspreis pro Charge erfasst werden. Dieser wird beiKalkulation der Auftragsposition in den EK der Position eingesetzt, wenn die Chargen Nummer ausgewählt wird.

Suchen: Sie können in allen Dokumenten (aktuelle Aufträge, ältere Aufträge usw) nach Chargen Nummern suchen.  

Ausgabe: Chargen Nummern werden in Rechnungen und Gutschriften aufgeführt.

Hinweis: Wenn Sie eine Lagerbewegung löschen wollen, bei der bereits eine Chargen Nummer eingetragen ist, löschen Sie vorher die Charge Nummer, da diese nicht automatisch gelöscht wird.

Grund: Die Chargen Funktion ist eine erweiterte Ausführung der Seriennummer Funktion. Bei einer Inventur werden die Datensätze in der Lagerbewegung gelöscht. Wenn die Seriennummen und Chargen automatisch gelöscht würden, würden auch die Informationen in den Aufträgen gelöscht werden.

Zuteilung der Chargen Nummern in der Auftragskalkulation 

Im Modul Verkauf werden die Chargen dem entsprechenden Auftrag zugeteilt.

Chargen suchen

Sie können im Layout Positionen Übersicht (Menü Schnell Suche > Positionen suchen), sowohl nach Chargen Nummern, als auch nach dem Datum einer Charge oder nach der Anzahl suchen

Seriennummern

Die Seriennummern Funktion ist in der Standard und Professional Version von mcn Commerce enthalten. Die Seriennummern werden beim Wareneingang oder in der Kalkulation der Aufträge erfasst und im Modul Artikel / Layout Artikel Sonstiges / Bereich Aktion: Seriennummer beim entsprechenden Artikel aufgeführt.

Erfassung der Seriennummern

Erfassung der Seriennummern im Wareneingang

Beim Wareneingang im Layout Lagerbewegung werden die Seriennummern erfasst und können im Modul Verkauf bei den Auftragspositionen gezielt zugeteilt werden.

Hinweis: Wenn Sie eine Lagerbewegung löschen wollen, bei der bereits eine Seriennummer eingetragen ist, löschen Sie vorher die Seriennummer, da diese nicht automatisch gelöscht wird.

Grund: Bei einer Inventur werden die Datensätze in der Lagerbewegung gelöscht. Wenn die Seriennummen automatisch gelöscht würden, würden auch die Informationen in den Aufträgen gelöscht werden.

Seriennummer im Artikelstamm

Im Modul Artikel / Layout Sonstiges werden bei den Artikeln die freien und verkauften Seriennummern angezeigt.

Markierung "Seriennummer erforderlich"

Im Modul Artikel / Layout Artikel Details können die Artikel markiert werden, für die eine Seriennummer erforderlich ist. Dadurch werden im Layout Lagerbewegung alle Datensätze mit Lagerzugängen rot markiert, bei denen noch keine Seriennummer eingegeben wurde.

Im Modul Verkauf / Layout Kalkulation wird der Button Seriennummer rot hinterlegt, wenn für diesen Artikel noch keine Serienummer zugeteilt wurde.

1. Das Feld Seriennummer erforderlich im Modul Artikel / Layout Artikel Details

Seriennummern Zuteilung Auftrag

Die Seriennummern können in im Modul Verkauf / Layout Kalkulation durch einfaches Klicken auf die Pfeile oder durch Scannen mit einem Barcode Scanner im Feld Schnell Suche zugeteilt werden.

Hinweis: Seriennummern können auch durch Eingabe / Einscannen der Seriennummer in das Feld Schnell Suche erfasst werden. Wenn die Funktion die Seriennummer im Portal Seriennummern frei nicht findet, wird die Seriennummer neu angelegt.

1. Zuteilung der Seriennummern in der Kalkulation durch Anklicken des Pfeil Button im Portal Seriennummern frei
2. Entfernen der Seriennummen für diese Position durch Anklicken des Pfeil Button im Portal Seriennummern verkauft
3. Feld Schnellsuche: Zum Einscannen mit einem Barcode Scanner. Nicht vorhandene Seriennummern werden neu angelegt

Seriennummern suchen

Sie können im Layout Positionen Übersicht (Menü Schnell Suche > Positionen suchen) nach Seriennummern suchen und den entsprechenden Auftrag direkt aufrufen.

Dateien Bilder Medien

Zusatzfelder im Modul Artikel

Im Layout Artikel - Sonstiges gibt es ganz rechts auf dem Standard Tab einen Bereich zum Speichern von Dateien, Bilder oder Medien-Dateien (Audio, Video Files).

Wenn Dateien als Referenz gespeichert werden, können diese per Doppelklick geöffnet werden. Bilder können in den Datenblättern extern und intern gedruckt werden.

Freie Kategoriefelder und Wertelisten

Eigene Felder mit Wertelisten definieren

In vielen Branchen brauchen Sie eigene Felder, die in keiner Warenwirtschaft ab Werk vorhanden sind. Im Modul Artikel können Sie bei 6 freien Markierungsfelder (Felder zum Markieren / Ankreuzen) und 10 freien Kategoriefelder die Bezeichnungen selbst festlegen.

Bei den 10 freien Kategoriefeldern können Sie jeweils eine eigene Werteliste (Liste mit vorgegebenen Werten) definieren.

Die freien Felder werden im erweiterten Layout Bereich der Detail Layouts angezeigt, wenn Sie in der Seiten Navigation auf Erweitert klicken oder bei den Mitarbeiter Einstellungen die erweiterten Layouts dauerhaft eingeblendet haben.

• Im Modul Artikel Layout Sonstiges befinden sich auf der ganz linken Seite jeweils die frei zu definieren Markierungs- und Kategoriefelder.

1. Markierungsfelder
2. Werteliste für das Kategoriefeld Frei 1
   
3. Kategoriefelder

Bezeichnungen und Werteliste bearbeiten

Im Modul Artikel Layout wAdmin  definieren Sie Feldbezeichnungen und Wertelisten.

1. Hier können Sie die Bezeichnung für die Markierungsfelder ändern
2. Hier setzen Sie die Bezeichnungen für die anderen Markierungsfelder.

1. Hier können Sie die Bezeichnung für die Markierungsfelder ändern.
2. Hier setzen Sie Ihre Bezeichnung für die Textfelder fest.
3. Der Button AD setzen  übernimmt den Wert aus 2. in Alle Datensätze.
4. Der Button Updaten sichert Ihre Änderungen der Feldbezeichnung des freien Kategoriefeldes.

Damit beim Anklicken eines Feldes die Werteliste erscheint, definieren Sie diese im Register unten (siehe nächste Abbildung)

Nach den Änderungen klicken Sie auf den Button Updaten. Für Netzwerk Anwender sind die Änderungen nach dem nächsten Starten von mcn Commerce sichtbar

1. Das Register hat die Reiter KG, WG, KT (die Wertelisten für Kategorie, Warengruppe und Katalog) und Tabs 1 - 10 für die Wertelisten der Kategoriefelder 1 - 10
2. Geben Sie hier die Begriffe ein. Wenn Sie einen neuen Begriff eingeben wollen, klicken Sie einfach in die erste freie Zeile unter dem letzten Begriff
3. Sie müssen eine Sortierreihenfolge eingeben. Wenn für einen Begriff keine Sortierreihenfolge angegeben wurde, erscheint der Begriff nicht in der Werteliste. So können Sie Begriffe kurzfristig in der Werteliste aufnehmen oder entfernen, ohne den Begriff löschen zu müssen

EAN Barcode

In diesem Artikel finden Sie Informationen über die Eingabe und den Import der EAN Barcode Nummern und den Ausdruck aus dem Modul Artikel.

EAN Codes im Warenwirtschaftssystem

Hinter einem EAN Code steht eine Zahlenkombinationen, die in gedruckter Form als Barcode sichtbar ist. Sie können EAN Codes auf verschiedene Arten erstellen oder bekommen.

• Durch Import einer Liste mit Artikeln, in der es eine Spalte für den EAN Code gibt
• Durch Scannen eines Barcodes von einem Etikett in das EAN Feld des Artikels im Modul Artikel
• Durch manuelles Eintragen eines EAN Codes als Zahl in das EAN Feld des Artikels im Modul Artikel

Wenn Sie EAN Codes nur in Ihrer Firma einsetzen (z.B. um Preisetiketten mit Barcode zu erstellen) können Sie sich einfach eigene Nummern ausdenken.

Import zusammen mit der Artikelliste

Das einfachste ist es, den EAN Code für die Artikel zu importieren, wenn der Hersteller diesen in seiner Liste aufführt.

1. hier sehen Sie die EAN Nummer als Zahl in der Artikelliste

1. Hier sehen Sie die EAN Nummer nach dem Import in mcn Commerce im Layout Artikel Import.

EAN Code bearbeiten und drucken

Sobald Sie Artikel importiert oder manuell angelegt haben, können Sie den Barcode ändern oder selber einen Barcode anlegen.

Hier sehen Sie einen Ausschnitt aus dem Layout Artikel Details im Modul Artikel

1. Das Feld EAN, in das der EAN Code entweder manuell eingeben oder mit einem Scanner eingelesen wird.

Weitere Informationen über das Thema Drucken von Preisschildern finden Sie hier:

Wareneingang im Lagerbestand buchen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Wareneingang schnell und effektiv im Lagerbestand zu buchen

Wareneingabe mit EAN Barcode Scanner

Wenn die Ware im Wareneingang EAN Codes hat, kann der Wareneingang mit einem EAN Barcode Scanner gebucht werden. Die Anleitung dazu finden Sie hier:

Lagerbuchungen aus der Bestellung heraus

Wenn Sie eine Bestellung erstellt haben und die Ware im Lager eintrifft, können Sie auch im Modul Einkauf die Datensätze für den Wareneingang im Layout Lagerbewegung für alle Positionen der Bestellungen erstellen lassen. Rufen Sie die Bestellung im Modul Einkauf auf und klicken Sie auf den Button Wareneingang erstellen.

Es gibt 2 Methoden, Datensätze für den Wareneingang in der Lagerbewegung zu erstellen:

1. Datensätze für jede Position des Auftrags, jeweils mit der Anzahl die im Feld Offen steht
2. Sie tragen bei den gewünschten Positionen eine manuelle Anzahl im Feld WE buchen ein und wählen aus dem Dialog die Auswahl 2. Dann werden nur Datensätze erstellt, für die Sie eine Anzahl im Feld WE buchen eingetragen haben.

1.  Im Layout Bestellungen Details finden Sie den Button Wareneingang erstellen, mit dem Sie die o.a. Auswahl bekommen
2. Wenn Sie im Dialog Auswahl 2 auswählen, werden nur für die Datensätze, bei denen Sie eine Anzahl im Feld WE buchen eingefügt haben, Datensätze in der Lagerbewegung angelegt.

   Hinweis: Wenn Sie noch nicht wissen, wie die tatsächliche Anzahl der Position ausfällt, setzen Sie einfach eine 1 oder eine 99999 in das Feld, sozusagen als Markierung. Die Anzahl können Sie im Layout Lagerbewegung bei der Kontrolle immer noch korrigieren.

3. Wenn Sie im Dialog Auswahl 1 auswählen, werden für alle Positionen, bei denen die Anzahl im Feld Offen größer als 0 ist, ein Datensatz in Höhe der offenen Anzahl erstellt

Damit wird für jede Position, die den Auswahlkriterien entspricht, ein Datensatz im Modul Artikel Layout Lagerbewegung erstellt. Gleichzeitig wird in allen Positionen die Anzahl im Feld WE buchen entfernt, damit nicht irrtümlich bei einem weiteren Durchgang die gleichen Positionen wieder erstellt werden.

Wichtig; Im Modul Modul Artikel Layout Lagerbewegung müssen noch folgende Schritte ausgeführt werden:

• Die Anzahl im Datensatz muss mit der tatsächlich gelieferten Anzahl abgeglichen werden
• Die Funktion Bestellungen abgleichen muss mit dem entsprechenden Button ausgeführt werden. Erst damit wird der gebuchte Lagerbestand mit der Anzahl der offenen Positionen in der Bestellung verrechnet.

Manuelles Einbuchen mit Artikelnummer

Wenn keine der oben genannten Möglichkeiten in Frage kommt, können Sie Artikel manuell mit Eingabe der Artikelnummer buchen.

Lagerbuchung mit EAN Barcode Scanner

Durch Scannen des Barcodes mit einem EAN Scanner können Lagerbewegungen sehr schnell gebucht werden. Die Buchungen erfolgen im Modul Artikel / Layout EAN Buchung. Die Datenerfassung kann an mehreren Rechnern parallel erfolgen. Jeder Mitarbeiter muss einen eigenen Datensatz bearbeiten.

Um Artikel  mit dem Barcode Scanner zu erfassen, muss der Artikel mit EAN Nummer in mcn Commerce beim Artikel eingetragen sein.

1. Das Feld EAN im Layout Artikel Details

Artikel mit EAN Barcode eingeben

1. Geben Sie Im Feld Buchungstext einen beliebigen Text ein (Lieferscheinnummer oder Inventur Bereich)
2. Im Feld Bestellnummer wird die Nummer aus dem Modul Einkauf eingegeben, damit bei der Übernahme der Buchungen die offenen Bestell-Positionen mit dem Wareneingang abgeglichen werden
3. Wählen Sie aus, ob es sich um einen Warenausgang oder Wareneingang handelt (Inventur ist Wareneingang)
4. Setzen Sie den Cursor in das hellblaue Feld EAN Nummer (Klicken Sie mit der Maus in das Feld, so dass es ausgewählt ist) und scannen Sie die EAN Nummer des Artikels ein
5. Wenn Ihr Barcode Scanner so eingestellt ist, dass nach dem Scannen gleich ein <Return> gesendet wird, springt der Cursor in das Feld Anzahl, im dem automatisch der Wert 1 eingetragen wurde. Sie haben die Möglichkeit, die Anzahl einfach mit der Enter/Eingabe-Taste auf Ihrer Tastatur zu bestätigen, oder Sie überschreiben den Wert durch Eingabe auf der Tastatur
6. Nach dem Einscannen muss hier die Artikelnummer erscheinen. Wenn nicht, ist der Artikel nicht erfasst oder es ist keine EAN Nummer beim Artikel eingetragen (siehe Abb. oben)

Übernahme der EAN Buchungen in die Lagerbewegung

1. Im Modul Artikel / Layout EAN Eingabe:  Wenn alle Artikel eingescannt sind, haben Sie die Möglichkeit, die Artikel vor der Übernahme in die Lagerbewegung in einer nach Artikeln sortierten Liste zu kontrollieren. Rufen Sie dafür die Aktion Liste EAN Kontrolle auf.
2. Um die Artikel in das Warenwirtschaftssystem zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Lagerbewegungen buchen. Damit werden die eingescannten Artikel aus der EAN Buchung als Lagerbewegung gebucht und (wenn Sie eine Bestellnummer eingegeben haben) mit den offenen Bestell-Positionen abgeglichen. Im Layout Lagerbewegung können Sie anschließend Etiketten für die gebuchten Artikel drucken

Sonderpreise

Allgemeine Informationen

• Im Modul Artikel können für die Artikel Sonderpreise eingegeben werden.
• Der Sonderpreis für die Kasse gedacht ist, kann er nur als Brutto VK eingegeben werden. (Funktioniert aber auch mit normalen Angeboten und Rechnungen, auch wenn diese als Netto Preis ausgegeben werden.)
• Der Sonderpreis wird automatisch in das Modul Verkauf übernommen.
• Der Sonderpreis wird nicht auf die Produkte im Modul Internet umgesetzt, da diese über eigene Preisstruktur verfügen
• Sonderpreise überschreiben Rabattsätze und Rabattcodes, da manuelle Verkaufspreise IMMER prozentuale Rabatte überschreiben.
• Es kann ein Datum für die Gültigkeit eingetragen werden. Bis zu diesem Datum wird der Sonderpreis in die Kalkulation bzw. in die Kasse übernommen. Damit hat man ein hervorragendes Mittel zur Verkaufssteuerung.

Sonderpreis eintragen

1. Modul Artikel / Layout Einkauf und Preise aufrufen.
2. Rechts neben dem Portal für die Lieferanten befindet sich der Bereich für die Sonderpreise
3. Zusätzlich zum Brutto VK kann ein Datum für Gültigkeit eingetragen werden.

Beim Eingeben eines Artikels in der Modul Verkauf / Kalkulation bzw. im Kassenmodul wird geprüft, ob ein Aktionsrabatt gilt. Wenn nicht, wird der Rabatt 1 aus der Modul Adressen (falls dort ein Rabatt eingetragen ist) eingetragen.

Preislisten mit Preisgruppen

In mcn Commerce Standard und Professional können Sie für Artikel Preisgruppen mit unterschiedlichen prozentualen Rabatten oder festen Netto VKs angeben. Wenn Sie einem Kunden eine Preisliste mit "seiner" Preisgruppe oder z.B. eine Preisliste für Wiederverkäufer ausgeben wollen, können Sie die Preisliste über das Layout Preisgruppen Liste drucken.

Hinweis:

1. Sie können wahlweise eine Brutto oder Netto VK Liste ausgeben
2. Sie können rabattierte und unrabattierte Artikel in einer Liste ausgeben, da das Feld VK Netto (bzw. VK Brutto in der Brutto Preisliste) für jeden Datensatz berechnet wird und den rabattierten Wert oder den EVK enthält, falls kein rabattierter VK vorhanden ist

Vorbereitung der Liste

1. Führen Sie eine Suchabfrage nach den gewünschten Artikel aus
2. Gehen Sie in das Layout Preisgruppen Liste und geben Sie die Nummer der Preisgruppe in das Feld Preisgruppe ein
3. Wählen Sie einen der beiden Druck Button für eine Preisliste mit Brutto oder Netto Preisen

Lieferanten Preise

Sie können in mcn Commerce für jeden Artikel beliebig viele Lieferanten mit eigener Bestellnummer und Lieferanten Währung hinterlegen.

•  Das Portal Lieferanten befindet sich im Modul Artikel / Layout Einkauf und Preise

1. Legen Sie im Modul Adressen einen Lieferanten an und tragen Sie die Kundennummer des Lieferant hier ein.
2. Im Feld EK in Währung wird der Einkaufspreis in der Währung des Lieferanten eingetragen. Sie können in dieses Feld auch einen Listenpreis und im Feld Rabatt Ihren Rabatt auf den Listenpreis des Lieferanten eingeben. Das Ergebnis sehen Sie in dem grauen Feld darüber. Hinweis: Graue Felder sind keine Eingabefelder, diese Felder zeigen berechnete Werte oder bereits hinterlegte Werte.
3. Falls die Preise des Lieferanten in Auslandswährung sind, können Sie hier die Währung auswählen. (Die Währungen legen Sie im Modul Login / System Einstellungen / Einstellungen Verkauf fest)
4. Bei den Feldern Bezugskosten, Fracht, Zoll und Sonstige können Sie kalkulatorische Kosten eintragen. Mit den beiden Markierungsfelder bei Fracht und Sonstige können Sie auswählen, ob der eingetragene Wert in Fremdwährung ist und ebenfalls umgerechnet werden soll.
5. Die Felder EK Netto und EK Brutto enthalten die berechneten Einkaufspreise (Berechnung Bezugskosten und Umrechnung Währung)
6. Das Markierungsfeld Als Standard setzen trägt die Werte aus der Portalzeile als Standard Werte im Hauptdatensatz (also beim Artikel) ein.

Bestellpositionen

In den Bestellungen im Modul Einkauf werden beide Preise angezeigt:

Adressen anlegen und pflegen

Allgemeine Informationen

• Das Modul Adressen enthält alle Kunden-, Lieferanten- und sonstigen Adressen
• Zu jeder Adresse können beliebig viele Personen angelegt werden
• CRM: Zu jeder Adresse können unbegrenzt viele Chronologie Einträge erfasst werden

1. Das Layout Adressen im Modul Adressen
2. Mit diesem Button legen Sie eine neue Adresse an
3. Da Sie keinen direkten Zugriff auf das Feld mit der Kundennummer haben, können Sie mit diesem Button die Kundennummer in die Zwischenablage kopieren
4. Mit diesem Button kopieren Sie Anrede, Vorname und Name des Ansprechpartners in das Portal/die Tabelle Adressen Personen, die sich unten in diesem Layout befindet.
5. Hier wird der aktuelle Umsatz des Kunden angezeigt

1. Hier weisen Sie der Adresse eine Kategorie zu
2. Optional können Sie hier die Zahlungskonditionen für den Kunden hinterlegen, die bei jedem neuen Dokument (Angebot, Auftrag usw.)automatisch übernommen werden.
   Hinweis: Die Zahlungskonditionen selber werden im Modul Verkauf erstellt
3. Hier können Sie Standardtext hinterlegen, der bei jedem Dokument automatisch übernommen wird.

Einen Kunden anlegen

Klicken Sie auf den Button Neu. Daraufhin wird eine neue Adressennummer aus Ihrem voreingestellten Nummernkreis angefordert (die Nummernkreise werden im Modul Login / System Einstellungen Adressen eingestellt).

Anschließend geben Sie die Adresse des Kunden ein. Wenn Sie die Felder Anrede / Vorname / Name ausgefüllt haben, können Sie mit dem Button Kopieren (rechts vom Feld Namen) einen Personen Datensatz erstellen. Zuletzt geben Sie noch eine Kategorie an.

Hinweis:
Die Werteliste kann von Ihnen geändert werden. Der Wert "Lieferant" muss allerdings so bestehen bleiben, da dieser darüber entscheidet, ob die Adresse in den Modulen Artikel und Bestellungen als Lieferanten Adresse auswählbar ist.

Einen Lieferanten anlegen

Lieferanten werden genauso wie Kunden Adressen angelegt. Sie müssen den Datensatz als Lieferanten kenntlich machen. Hierzu gehen Sie im Modul Adressen in das Layout Weitere Daten.

1. Das Feld Diese Adresse ist ein Lieferant wird markiert
2. Im Feld Erscheint in Auswahlliste im Modul Artikel wird der zusammengesetzte Wert für die Auswahlliste im Modul Artikel angezeigt

Tabelle/ Portal Adressen Personen

Hinweis für mcn Commerce Professional: Bei der Übernahme der der neuen Adressen aus dem Online Shop wird hier die Daten eingetragen, die der Kunde im Online Shop eingetragen hat.

Layout Adressen Übersicht

In diesem Layout werden die Adressen aufgelistet und können als komplette Liste gedruckt werden.

1. Das Feld Kundennummer ist leicht hellblau unterlegt, wenn Sie auf dieses Feld klicken, wechseln Sie in das Layout Adressen Eingabe für diesen Datensatz

2. Mit diese Button legen Sie eine neue Adresse an

1. Hier sehen Sie, "in welchem Datensatz" in der "aktuellen Datensatzmenge" Sie gerade stehen
2. Mit diesem Button können Sie eine Liste der ausgewählten Datensätze drucken. Wenn Sie zum Beispiel eine Kundenliste aller Hamburger Kunden drucken möchten, machen Sie eine Suchabfrage nach dem Ort "Hamburg". Dann befinden sich alle Adressen mit Ort: Hamburg in der "aktuellen Datensatzmenge" und ein Klick auf den Print Button druckt eine Liste dieser Datensätze. 

Weitere Informationen zu "aktuellen Datensatzmengen" finden Sie hier:

Adressen Layout Chronologie

Für die Betreuung der Kunden und zur Gewinnung von Neukunden gibt es in mcn Commerce den Funktionsbereich Chronologie. Hier können Sie alle Aktionen zu dem Kunden hinterlegen und auf Wiedervorlage legen.

1. Der aktuelle Punkt Chronologie im Modul Adressen.
2. Mit diesen Button können Sie einen bestimmten Wiedervorlage Termin ausgehend vom aktuellen Datum setzen.
3. Hier können Sie bestimmte Datensätze für die Akquise temporär oder generell ausschließen.

1. Oben rechts befinden sich in allen Adressen Eingabe Layouts die Punkte zum Wechseln in das Layout wAdmin (ein Bereich der nur für Administratoren, Workgroup Administratoren und die Geschäftsleitung zugänglich ist und besondere Funktionen beinhaltet).
2. Darunter finden Sie sechs verschiedene Felder für die Markierung eines Datensatzes. Sinn und Zweck dieser Markierungsfelder ist es, dass man nach diesen Markierungen suchen kann.

1. Im unteren Teil des Chronologie Bereichs finden Sie die Details zur Aktion. Wenn Sie einen neuen Chronologie Eintrag erstellen, wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.
   Im Feld Bezeichnung können Sie eine Aktion aus einer Liste wählen, die Sie selbst an Ihre Anforderungen anpassen können.
2. Im unteren Bereich jeden Eintrags können Sie angeben, ob die Aktion berechnet werden soll oder Bestandteil eines Vertrages ist. Das ist zum Beispiel bei Service Verträgen sinnvoll.

1. Im rechten Bereich finden Sie den Button Neu, mit dem ein neuer Chronologie Eintrag mit dem aktuellen Datum erstellt wird.
2. In dem Textfeld können Sie eine ausführliche Beschreibung der Aktion eingeben. 

Bitte beachten Sie, dass Sie nach Inhalten in allen Feldern suchen können. Sie können beispielsweise nach allen Adressen suchen, bei denen Sie die Markierung 1 gesetzt haben und deren letzter Kontakt länger als ein Jahr her ist:

• Klicken Sie auf die Lupe in der unteren Leiste. Damit kommen Sie in den Suchenmodus.
• Kreuzen Sie das Feld Markierung 1 an.
• Klicken Sie in das Feld Datum der Chronologie Liste und tragen Sie zuerst das kleiner Zeichen "<" und dann das Datum von vor einem Jahr ein.
• Jetzt haben Sie zwei Suchkriterien definiert. Betätigen Sie die Eingabe/Enter Taste auf Ihrer Tastatur, um die Suche auszuführen.

Sie können auch nach allen Adressen suchen, die wahlweise die Markierung 1 gesetzt haben oder deren Kontakt länger als ein Jahr her ist. Die Suche sieht fast genauso aus:

• Klicken Sie auf die Lupe in der unteren Leiste. Damit kommen Sie in den Suchenmodus.
• Kreuzen Sie das Feld Markierung 1 an.
• Klicken Sie auf die Doppellupe, um die Suche zu erweitern. D.h. um ein zweites, von dem ersten unabhängiges Kriterium einzugeben. (wären Sie jetzt in der Listendarstellung, würden es aussehen, als hätten Sie einen zweiten Datensatz angelegt, es handelt sich aber nicht um Datensätze sondern um Suchabfragen).
• Klicken Sie in das Feld Datum der Chronologie Liste und tragen Sie zuerst das kleiner Zeichen "<" und dann das Datum von vor einem Jahr ein.
• Jetzt haben Sie zwei unabhängige Suchkriterien definiert. Betätigen Sie die Eingabe/Enter Taste auf Ihrer Tastatur, um die Suche auszuführen.

Layout Adressen Umsätze

mcn Commerce bietet die Möglichkeit, direkt in der Kundendatenbank alle Informationen über die Umsätze und Margen, die mit dem Kunden erzielt wurden, anzuzeigen. Dieses Layout ist für alle Mitarbeiter, bis auf Kassenmitarbeiter, zugänglich und erleichtert den Überblick über die Kunden.

Die Details und Erklärungen sehen Sie auf einer Extra Seite, wenn Sie auf das Bild klicken:

Adressen: Weitere Daten

In diesem Layout finden Sie Lieferadressen und die Angaben zur Verknüpfung der Adresse mit dem Online Shop (nur mcn Commerce Professional).

1. Sie befinden sich im aktuell ausgewählten Modul Adressen im Layout Adressen Weitere Daten. 
2. Diese Lieferanschrift wird von mcn Commerce automatisch erstellt. Sie können die Lieferanschrift manuell ändern. Die Lieferanschrift wird automatisch in neue Dokumente im Modul Verkauf übernommen.
3. Die Zuordnung eines Kunden zu einer Hauptkundennummer ist hier möglich, um z.B. Gesamtumsätze einer Handelskette zu konsolidieren.
4. Hier können Sie eine Lieferart angeben. Die Lieferart erscheint als Hinweis in den Lieferschein Datensätzen, damit der Mitarbeiter sehen kann, ob eine bestimmte Versandart gewünscht ist. Das Feld erscheint nicht auf den Lieferscheinen oder in der Rechnung.
5. In diesem Feld kann ein zusätzlicher Zustellvermerk eingegeben werden. Das Feld ist ebenfalls nur für interne Vermerke und erscheint nicht auf den Lieferscheinen oder in der Rechnung.

1. An diesem Punkt erstellen Sie ein neues Schreiben für die aktuelle Adresse.
2. An diesem Punkt können Sie direkt ein neues Dokument (Angebot, Rechnung usw.) im Modul Verkauf erstellen.

1. Wenn Sie mcn Commerce Professional einsetzen, erscheinen hier die Daten des Kunden aus dem Online Shop. Da mcn Commerce beliebig viele Online Shops unterstützt, erscheint in dem kleinen Feld die ID des Online Shops.
2. Das Feld Lieferant für Produkte enthält den Auswahlcode für das Modul Artikel und das Modul Einkauf. Sie können das Feld selber nicht ändern. Es wird automatisch aus der Adressennummer und der Firmenbezeichnung zusammen gesetzt, wenn im Feld Kategorie (siehe Layout Adresse)Lieferant ausgewählt wurde.

   Dies ist nicht die Kundennummer, die Sie bei Ihrem Lieferanten haben. Diese finden Sie im Layout Zahlungen und Konditionen.

3. Dieses Feld enthält eine vollständige Kundenanschrift, die Sie komplett markieren und über die Zwischenablage in andere Programme kopieren können.

¹⁾ Hier finden Sie Informationen, wie Sie Ihre Drucklayouts selber anpassen können:

Lieferadressen (Adressen)

In mcn Commerce können jedem Adressen Datensatz beliebig viele Lieferadressen zugewiesen werden.

Lieferadresse entspricht Rechnungsadresse

In diesem Fall brauchen Sie nichts weiter zu tun. Das Feld Lieferadresse im Layout Weitere Daten kann leer bleiben.

Kunde hat eine abweichende Lieferanschrift

Wenn der Kunde nur eine, von der Rechnungsadresse abweichende, Lieferanschrift hat, können Sie im Layout weitere Daten im Feld Lieferanschrift die Adresse eingeben.

Mehrere Lieferadressen

Wenn ein Kunde mehrere Lieferadressen hat,  können Sie jedem Adressdatensatz beliebig viele andere Adressdatensätze als Lieferadressen zuweisen.

Legen Sie einen neuen Adressdatensatz für die Lieferadresse an. Gehen Sie in das Layout Weitere Daten und tragen Sie im Feld Haupt Kundennummer die Kundennummer des Hauptdatensatzes, also der Adresse, die die Rechnung bekommt, ein.

1. Das Feld Anschrift muss nicht ausgefüllt sein. Wenn das Feld leer ist, wird die Adresse aus dem Layout Adresse Details in die Dokumente übernommen.
2. In dieses Feld geben Sie die Kundennummer der Rechnungsadresse ein und im Feld darunter wird der Name der Rechnungs-Adresse angezeigt.

Wenn Sie den dazugehörigen Rechnungsdatensatz öffnen, sehen Sie im Layout Weitere Daten alle Lieferadressen, die diesem Datensatz zugeordnet sind.

1. Auch hier kann das Feld Lieferanschrift leer bleiben.
2. Im Rechnungsdatensatz bleibt dieses Feld leer.
3. In dem Portal unten sehen Sie alle Adressdatensätze, die dem aktuellen Datensatz als Lieferadresse zugewiesen wurden. Mit dem Pfeil Button vor der Kundennummer springen Sie direkt in den Datensatz der Adresse und können von dort aus ein neues Dokument anlegen

Ein neues Dokument mit unterschiedlichen Adressen anlegen

Um ein neues Dokument aus dem Modul Adressen anzulegen, klicken Sie normalerweise auf den Button Neues Dokument. Wenn Sie nun ein neues Dokument mit unterschiedlicher Rechnungs- und Lieferanschrift erstellen wollen, gehen Sie in den Datensatz der Lieferadresse und klicken dort auf den Button Neues Dokument.

Dadurch, dass im Datensatz der Lieferdresse die Kundennummer der Rechnungsadresse hinterlegt ist, werden beim Anlegen eines neuen Dokumentes im Modul Verkauf zwei verschiedene Adressen angelegt.

1. Im Feld Kundennummer wurde die Kundennummer des Hauptdatensatzes (Rechnungsadresse) eingetragen.
2. Im Feld Kundennummer Lieferadresse wurde die Kundennummer des Datensatzes eingetragen, aus dem heraus die Funktion Neues Dokument aufgerufen wurde.
3. In diesem Feld wird darauf hin die Lieferanschrift eingetragen.

Zahlungsbedingung und Konditionen

Im Punkt  Konditionen im Modul Adressen werden alle Informationen zum Kunden eingegeben, die die finanzielle Abwicklung betreffen, sowie generelle Rabatte und Provisionen.

1. die Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt ID). Im europäischen Handel sollte jedes Unternehmen im eigenen Interesse eine USt ID haben, da diese die Abwicklung bei der gesetzlich vorgeschriebenen Umsatzsteuer Erklärung erheblich vereinfacht.
2. die Lieferanten Nummer. In diesem Feld wird Ihre Kundennummer eingetragen, die Sie bei Ihrem Lieferanten haben. Diese Nummer erscheint auf allen Bestellungen.

1. Währung: Hier können Sie die ID-Nummer der Währung eingeben, in denen die Dokumente (Rechnungen, Angebote und Kassenbelege) für diesen Kunden ausgestellt werden sollen. Die Währungen selber werden in den Systemeinstellungen eingegeben.
2. Kontoverbindung: Hier können Sie Kontodaten des Kunden eingeben
3. Buchhaltungs Konto: Hier können Sie die Debitoren bzw Kreditoren Nummer Ihres Buchhaltungskontos eingeben. Diese Kontonummer können Sie zusammen mit den Rechnungsdaten im Modul Verkauf exportieren. Unser Erweiterungsmodul Buchhaltung bezieht seine Informationen ebenfalls aus diesen Feldern.

Im dritten Element finden Sie die Felder, um Rabatte und Provisionen für jeden Kunden zu hinterlegen.

1. Rabatt Allgemein: In diesem Feld können Sie einen Rabatt in Prozent eingeben, der bei jedem Artikel, den Sie in der Kalkulation neuer Aufträge oder an der Kasse auf alle rabattfähigen Artikel angerechnet wird (ob ein Artikel rabattfähig ist, entscheiden Sie im Modul Artikel)
2. Provision: Sie können zwei getrennte Provisionen pro Kunde hinterlegen: Den Rabatt, den ein externer Vermittler, Handelsvertreter oder Verkäufer im Außendienst erhält und parallel eine Provision für interne Mitarbeiter (z.B. Innendienst oder feste Betreuer)

Adressen Kundennummer festlegen

In mcn Commerce können Sie den Nummernkreis Ihrer Kundennummern selbst festlegen. In den Systemeinstellungen können Sie dafür die nächste Kundennummer eingeben, die dass System beim Anlegen oder Importieren von neuen Adressdatensätzen anlegt.

In folgende Fällen sollten Sie die nächste Kundennummer anpassen bzw. überprüfen

Nach dem Import von Adressen mit eigenen Kundennummern und nach Updates

Adressen Schablone

Dokumente Adressen Format

In jedem neuen Dokument wird eine Schablone mit Platzhaltern in das Feld Adressen Schema Platzhalter im Layout Dokument Vorbereitung gesetzt. Das Schema ist in den Systemeinstellungen Verkauf / Aktion Textvorlagen hinterlegt und kann von Ihnen geändert werden. Darüber hinaus kann im Modul Adressen im Layout Adressen Weitere Daten für jede Adresse ein individuelles Schema eingegeben werden.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass Sie die Adresse nach Ihren eigenen Vorstellungen für jedes Dokument einzeln ändern können, ohne dass die Print Datei angepasst werden muss. Außerdem können Sie über die Platzhalter auch Feldwerte aus den Zusatzfeldern Kategorie 1 bis 10 (des Moduls Verkauf) in der Adresse einbinden.

Wenn Sie keine Änderungen in dem Feld Feld Adressen Schema Platzhalter vornehmen, bleibt die Adresse im Druck wie bisher.

Bei der Änderung können Sie wahlweise Platzhalter einsetzen oder einen festen Text eingeben, der für das aktuelle Dokument gilt.

1. So erscheint die Adresse im Ausdruck
2. Dieses Schema mit Platzhalter ist die Basis für das Adressenformat

Platzhalter und Format Schema

Wie bereits oben erwähnt, können Sie in den Systemeinstellungen Verkauf / Aktion Textvorlagen das Grundschema für alle Dokumente einstellen oder im Modul Adressen im Layout Adressen Weitere Daten für jede Adresse oder im Modul Verkauf im Layout Dokument Vorbereitung das Schema für den aktuellen Datensatz einstellen.

Dabei können Sie einen festen Text eingeben oder Platzhalter einsetzen. Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Platzhalter.

E-Mail mit Platzhaltern

Das Adressen Modul von mcn Commerce enthält 10 frei definierbare Kategorie Felder. Diese Felder lassen sich über Platzhalter direkt in E-Mails einbinden.

Diese Freien Kategoriefelder sind durchnummeriert: Der rechte 10er Block enthält die Felder Kategorie 1 - 10 (<cat1> entspricht dem Feld Kategorie 1, <cat2> dem Feld Kategorie 2 usw.)

Die Felder Kategorie 4 - 10 werden nur im Hauptdatensatz angezeigt, können aber genauso in jedem E-Mail als Platzhalter eingebunden werden

Sie können die Feldbezeichnung der Freien Kategorie Felder im Layout Adressen wAdmin an Ihre Anforderungen anpassen. Die von Ihnen gewählte Feldbezeichnung hat keine Auswirkung auf den Platzhalter.

Beispiel: Sie benennen das Feld Kategorie 4 in FTP Login und das Feld Kategorie 5 in Passwort um. Ihr E-Mail Platzhalter-Text sieht dann immer noch so aus:

"Ihre Zugangsdaten zu unserem Download Bereich sind:

Login: <cat4>
PW: <cat5>"

Wir unterscheiden die Tabellen Adressen und Adressen Personen. Bitte beachten Sie, dass E-Mails immer aus dem Layout Adressen Personen - Email bzw. - Newsletter heraus erstellt werden. Die Felder Kategorie befinden sich in der Tabelle Adressen. Das bedeutet, dass die Werte der Felder Kategorie 1 - 10 der Adresse (Hauptdatensatz) zugeordnet sind. Durch die Verknüpfung der beiden Tabellen können aber in einem personalisierten Datensatz die Informationen der Felder aus dem Hauptdatensatz (Adressen) eingebunden werden.

Klicken Sie auf das Bild für eine größere Darstellung

In der aktuellen Version von mcn Commerce können Sie folgende Platzhalter einbinden:

• <cat1> bis <cat10> als Platzhalter für die Felder Kategorie 1 bis 10
• <today> = das aktuelle Datum

E-Mail mit Templates und Feld Platzhaltern

Videoanleitung für E-Mails aus dem Modul Adressen und aus der Auftragsabwicklung im Modul Verkauf

• E-Mails für Auftragsbestätigungen und Rechnung mit beliebig vielen Vorlagen (Templates)
• Die Templates können mit Platzhaltern erstellt werden: Beim Erstellen des E-Mails werden die Platzhalter mit den aktuellen Daten des jeweiligen Kunden ersetzt.

E-Mail Newsletter und Serienbrief

Im Modul Adressen können Sie einzelne E-Mails mit Text Vorlagen, E-Mail Newsletter und Serienbriefe erstellen. Alle diese Funktionen sind Personen bezogen. Daher erreichen Sie die Funktionen über den Punkt Adressen Personen.

1.  Im Modul Adressen finden Sie das Layout Newsletter im Bereich der Adressen Personen

Einzel E-Mail

1. Im Bereich Adressen Personen finden Sie die verschiedenen Funktionen
2. Im Layout E-Mail können Sie einzelne E-Mails mit Textvorlagen erstellen, E-Mail Newsletter an alle aufgerufenen Personen Datensätze werden im Layout Newsletter und Post Serienbriefe im Layout Serienbrief erstellt

1. Der Button E-Mail senden übergibt für alle ausgewählten Adressen Personen Datensätze einzelne E-Mails an Ihr voreingestelltes E-Mail Programm.
2. Sie können für jeden Adressen Personen Datensatz einen Eintrag im Layout Adressen Chronologie erstellen lassen. So können Sie später immer sehen, welcher Kunde den Newsletter erhalten hat
3. Im Feld E-Mail Vorlage wählen Sie einen der hinterlegten Email Texte
4. Mit diesem Button können Sie die Text Vorlagen bearbeiten

E-Mail Newsletter

Beim Erstellen der E-Mail Newsletter gibt es folgendes zubeachten:

• mcn Commerce nutzt zum Versenden des Newsletter Ihr voreingestelltes E-Mail Programm
• wenn in Ihrem E-Mail Programm mehrere E-Mail Accounts vorhanden sind, achten Sie darauf, vorher den richtigen Account auszuwählen, über den das Mailing versendet werden soll
• im Modul Login in den Mitarbeiter Einstellungen können Sie das E-Mail Programm auswählen, das auf ihrem Rechner installiert ist
• Die Microsoft Mail Programme legen die Mails in das Ausgabefach, Apple Mail und Thunderbird schicken die Mails direkt raus
• mcn Commerce erstellt Newsletter Mails im Textformat. Wenn Sie HTML-Mails verschicken wollen, können Sie Ihre Adressen komplett in mcn Commerce vorbereiten und für ein anderes HMTL-Newsletter Programm exportieren
• Wie bereits erwähnt, übernimmt Ihr E-Mail Programm das Absenden des Mailings über den in diesem Programm eingestellten E-Mail Server. Sollte es bei größeren Mengen zu Problemen beim Versenden kommen, kontaktieren Sie bitte den Support, der für Ihr E-Mail Programm bzw. für den E-Mail Server zuständig ist. mcn Commerce übergibt die Mails lediglich an Ihr E-Mail Programm und hat keinen Einfluss auf das erfolgreiche Absenden.

1. Mit diesem Button rufen Sie auf einfache Weise alle Adressen Personen Datensätze auf, die eine E-Mail Adresse haben und bei denen im Feld Newsletter der Wert Ja steht. Sie können aber auch jede andere Menge von Adressen Personen Datensätzen über die Suchfunktion aufrufen
2. Wenn Sie ein eigenes HTML-Mailing Programm einsetzen wollen, können Sie alle ausgewählten Adressen Personen Datensätze für dieses Programm exportieren
3. Im Feld E-Mail Vorlage wählen Sie einen der hinterlegten Newsletter Mailing Texte
4. Mit diesem Button können Sie die Text Vorlagen bearbeiten

Serienbrief

Hiermit erstellen Sie Serienbriefe zum Ausdrucken und versenden per Post

1. Im Feld Auswahl wählen Sie einen der hinterlegten Serienbrief Texte
2. Mit diesem Button können Sie die Text Vorlagen bearbeiten
3. Wenn Sie auf den Button Serienbrief Drucken klicken kommen Sie in die Voransicht aller Serienbriefen und können diese direkt aus dem Layout heraus drucken
4. Im Layout Newsletter Text Übersicht können Sie neue Texte erstellen (Button Neu nicht im Bild)
5. oder Sie klicken auf den Pfeil-Button links vor dem Feld Datum, um einen bestehenden Text zu bearbeiten

1. Im Layout Text Vorlagen können Sie die Texte bearbeiten
2. Die Bezeichnung erscheint im Layout Adressen Personen - Serienbrief als Auswahl im Feld Mailing Auswahl
3. Dieser Betreff steht in den E-Mails
4. Hier geben Sie den Text ohne Anrede und mit der gewünschten Signatur ein

Freie Kategoriefelder und Wertelisten

Eigene Felder mit Wertelisten definieren

In vielen Branchen brauchen Sie eigene Felder, die in keinerWarenwirtschaft ab Werk vorhanden sind. Im Modul Adressen können Sie bei 12 freienMarkierungsfelder (Felder zum Markieren / Ankreuzen) und 10 freien Kategoriefelder dieBezeichnungen selbst festlegen.

Bei den 10 freien Kategoriefeldernkönnen Sie jeweils eine eigene Werteliste (Liste mit vorgegebenen Werten) definieren.

Die freien Felder werden im erweitertenLayout Bereich der Detail Layouts angezeigt, wenn Sie in der Seiten Navigation auf Erweitert klicken oder bei den Mitarbeiter Einstellungen die erweiterten Layouts dauerhafteingeblendet haben.

Werte aus den freien Feldern in E-Mails

Den Inhalt der Textfelder 1 - 10 können Sie darüber hinaus in E-Mails Templates (Vorlagen) einsetzen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier:

1. Das sind die freien Markierungsfelder
2. Das sind die freien Textfelder
3. Aus der Werteliste des Textfeldes wählen Sie den Wert.

Bearbeitet werden Feldbezeichnungen und Wertelisten im Layout Adressen wAdmin

Bezeichnungen und Wertelisten bearbeiten

In der Seitennavigation klicken Sie auf den Punkt Adressen wAdmin . Damit kommen Sie in das Layout Adressen wAdmin

1. Hier können Sie die Bezeichnung für die Markierungsfelder ändern
2. Hier setzen Sie Ihre Bezeichnung für die freien Textfelder
3. Damit beim Anklicken eines Feldes die Werteliste erscheint, definieren Sie diese im Register unten (siehe nächste Abbildung)
4. Der Button AD setzen hat nichts mit den Feldbezeichnungen zu tun. Mit diesem Button setzen Sie den aktuellen Feldwert in alle aktuellen Datensätzen
5. Der Button Updaten aktualisiert die Änderungen bei den Feldbezeichnungen: Nach Änderungen bei den Feldbezeichnungen klicken Sie auf den Button Updaten. Für Netzwerk Anwender sind die Änderungen nach dem nächsten Starten von mcn Commerce sichtbar

1. Das Register hat die Reiter/Tabs 1 - 10 für die Wertelisten der Kategoriefelder 1 - 10 und Reiter/Tabs mit Buchstaben für andere Wertelisten (z.B. Kategorie, Anrede usw)
2. Geben Sie hier die Begriffe ein. Wenn Sie einen neuen Begriff eingeben wollen, klicken Sie einfach in die erste freie Zeile unter dem letzten Begriff
3. Sie müssen eine Sortierreihenfolge eingeben. Wenn für einen Begriff keine Sortierreihenfolge angegeben wurde, erscheint der Begriff nicht in der Werteliste. So können Sie Begriffe kurzfristig in der Werteliste aufnehmen oder entfernen, ohne den Begriff löschen zu müssen.

Kundenkarten ausdrucken

Neben der Möglichkeit, Adressenlisten auszudrucken, haben Sie die Möglichkeit, für jede Adresse eine ganzseitige Kundenkarte auszudrucken. Die Kundenkarte können Sie direkt aus dem Layout Adressen Details über den Print Button in der oberen Leiste drucken.

Etiketten für Adressen

mcn Commerce ist in der Lage, zwei Arten von Adressetiketten zu erstellen:

1. Ein Adressen Etikett für jeden aufgerufenen Datensatz
   
   Zur Erinnerung: Wenn Sie ein Adressen Etikett für alle Firmenkunden im PLZ-Gebiet 2 ausdrucken möchten, gehen Sie in das Layout Adressen Details, erstellen eine Suchabfrage (Lupe) und geben im Feld Kategorie den Wert Firma ein und im Feld PLZ den Wert 20000...29999 (3 Punkte bezeichnen einen Werte-Bereich vom ersten Wert bis zum zweiten Wert). Wenn Sie diese Suche ausgeführt haben, ist das die Ergebnismenge mit den aktuell aufgerufenen Daten.
2. Beliebig viele Duplikate für den aktuellen Datensatz

   Wenn man in das Feld Text 1 den Wert Absender einträgt und die eigene Adresse druckt, erhält man einen Bogen mit eigenen Absender Etiketten 

1. Druck Button für 1 Etikett für jeden aufgerufenen Datensatz in der Ergebnismenge
2. Druck Button für den aktuellen Datensatz mit der bei (4) angegebenen Anzahl von Duplikaten
3. Auswahl der Etiketten Vorlage und der Anzahl der Etiketten die (von oben nach unten beginnend ab Reihe 1) frei gelassen werden
4. Anzahl der Duplikate für den Druck eines Etiketts für den aktuellen Datensatz
5. Zusatzfelder, die auf dem Etikett erscheinen

¹⁾ Alle Druck Layouts sind freigeschaltet. Informationen über die Anpassungen finden Sie hier:

Adressen importieren 2

Felder importieren, die im Layout Import nicht vorhanden sind

Es kann vorkommen, dass Sie eine Adressenliste importieren möchten und das in mcn Commerce für diesen Wert kein Feld vorhanden ist.

Beispiel

Informationen zum Definieren der eigenen Felder findenSie hier:

Importieren in freie Felder

1. Nach dem Import befindet sich der Wert im Feld frei 1

Videoanleitung: Internet Übersicht

Die Funktionsweise ist für Windows und Mac OS X identisch:

• Diese Anleitung dient der Übersicht für das Modul Internet
• zusätzliche Informationen und Anleitungen finden Sie bei den entsprechenden Bereichen die Sie gerade bearbeiten
• Zusätzliche Informationen zum automatischen Anlegen von Internet Produkten aus dem Artikelstamm finden Sie hier:

Die Video Anleitung enthält Teile der Video Präsentation des Internet Moduls und enthält zusätzlich genaue Anleitungen

Online Shop Update Details

Beim Internet Update Ihres Online Shops, werden die Inhalte bestimmter Tabellen des Online Shops mit denen aus der Warenwirtschaft ersetzt.

• mcn Commerce erstellt einen SQL-Befehlssatz pro Tabelle und Datensatz und schreibt alles in eine einzige Update-Datei
• Sie können auswählen, welche Tabellen beim Update aktualisiert werden
• Komplett Update:
  
  • beim Komplett-Update wird zuerst die entsprechende Tabelle des Online Shops (z.B. "products") komplett geleert
  • anschließend wird die Tabelle komplett neu aufgefüllt
• Teil Update:
  
  • beim Teil-Update werden nur die in mcn Commerce markierten Datensätze im Online Shop gelöscht
  • anschließend werden nur die markierten Datensätze in den Online Shop geschrieben
• Die Produkte sind über ein Feld ID mit den Attributen und Kategorien usw. verknüpft, diese ID wird ausschließlich durch mcn Commerce angelegt
• es werden nur die Tabellen, die für die Produktpflege erforderlich sind, geändert. Alle anderen Tabellen (Kunden, Aufträge, allgemeine Shop Einstellungen) werden in keiner Weise geändert

Die Pflege der Online Shop Produkte wird ausschließlich von mcn Commerce übernommen. Das bedeutet für Ihren Online Shop:

• Es dürfen keine Artikel im Online Shop angelegt werden, da die Tabelle "products" beim nächsten Update überschrieben wird
• Da mcn Commerce neue IDs vergibt, werden bei älteren Aufträgen die Zuordnungen der Artikel nicht mehr vorhanden sein, da nur zukünftige Aufträge mit neuen, von mcn Commerce angelegten ID Nummern ausgeführt werden. Wenn Sie einen neuen Shop einrichten, werden Ihre Aufträge bereits alle mit den neuen ID Nummern ausgeführt.

  Ausnahme: Sie können bei uns die Übernahme Ihres Online Shops in Auftrag geben. In dem Fall bleiben alle IDs erhalten und auch die Zuordnung der Auftragspositionen zu den Adressen.

Das erste Online Shop Update

Bitte machen Sie in jedem Fall vor dem ersten Update mit mcn Commerce ein Backup Ihrer SQL-Datenbank. Wir empfehlen ausdrücklich, das erste Update an einem Staging Server auszuführen (ein Server, der den selben Inhalt wie der "echte" Server hat, nur nicht öffentlich zugänglich ist). Beim ersten Update eines Online Shops muss ein Komplett -Update mit allen Tabellen ausgeführt werden.

Neues Internet Produkt anlegen

Sie können im Modul Internet neue Produkte anlegen, oder vorhandene duplizieren. Meistens ist es aber einfacher, zuerst den/die Artikel im Artikelstamm anzulegen, da diese ebenfalls vorhanden sein müssen. Bei der Übernahme der Bestellung aus dem Online Shop werden die Artikel nach der Artikelnummer aus dem Artikelstamm in den Auftrag übernommen.

• manuell möglich, aber nicht sinnvoll
• zuerst Artikel im Modul Artikel anlegen, sonst wird der Artikel beim Abruf von Bestellungen nicht gefunden
• im Backend des Online Shops nicht sinnvoll, da diese Produkte nicht in mcn Commerce übernommen werden können und außerdem noch beim nächsten Online Shop Update überschrieben werden

Eine Anleitung zum automatischen Erstellen von Internet Produkten aus dem Modul Artikel heraus finden Sie in dieser Videoanleitung:

Installation mcn Exchange

Installation der Online Shop Schnittstelle

In Ihrem mcn Commerce Verzeichnis (auch in der Demo Version), finden Sie einen Ordner mcnExchange. Dieser enthält die Dateien für das Update des Online Shops.

1. Ändern Sie die Zugangsdaten in der Datei connect.php innerhalb des Ordners mcnExchange. Es sind exakt dieselben Zugangsdaten, die Sie auch bei der Konfiguration Ihres Online Shops angegeben haben
2. Kopieren Sie den gesamten Order auf die oberste Ebene des Online Shops (der Shop selber kann sich in einem Unterverzeichnis Ihres Internet Servers befinden) und setzen sie die Zugriffsrechte für die Ordner
   
   • mcnExchange
   • files
   • addresses
   • orders
   • upload

   auf allgemeine Schreib und Leserechte (777, rwxrwxrwx)

3. Starten Sie mcn Commerce. Das erste Modul, dass geladen wird, ist das Modul Login. Gehen Sie in das Layout Systemeinstellungen und von dort in das Layout Einstellungen Internet

Einstellungen Internet

In den Systemeinstellungen werden alle Online Shop Daten eingetragen und die Voreinstellungen für das Internet Modul gesetzt. Hier können Sie z.B. einstellen

• Ob automatisch angelegte Internet Produkte auf Online (Status 1) gestellt werden sollen, oder nicht (Status 0)
• Welche Language ID standardmäßig eingetragen werden soll
• Welcher Hersteller als Standard gesetzt wird
• Welche Templates für die Produktdarstellung eingetragen werden (xtCommerce und Gambio)
• Welchen Status es bei der Auftragsbearbeitung in den Online Shops gibt

Hinweis zu htaccess Dateien 

Sicherheit

Aus Sicherheitsgründen muss Sie bei Installation der mcnExchange Online Shop Schnittstelle das Verzeichnis "files" (nicht das Verzeichnis "mcn Exchange"!) geschützt werden.

Dies kann wahlweise über Einstellungen in der WebServer Konfiguration oder über .htaccess Dateien erfolgen. Diese Sicherheitsmaßnahmen haben keinen Einfluss auf die Funktionalität von mcn Commerce. Das Update funktioniert auch ohne diese Sicherheitsmaßnahmen. Bitte achten Sie darauf, dass die .htaccess Dateien im richtigen Verzeichnis "files" liegen. (Siehe Bild oben).

Support:
.htaccess Dateien gehören von der Support Zuständigkeit nicht zu mcn Commerce, da es sich um die Konfiguration des WebServers handelt. Wenden Sie sich bei Fragen zu diesem Thema bitte an Ihren Internet Provider.

Übersicht: Update des Online Shops

mcn Commerce unterstützt beliebig viele Online Shops unterschiedlicher Hersteller. Daher ist auch das Update der Shops modular aufgebaut.

Das Update besteht aus zwei Teilen:

1. Auswählen der Tabellen und zusammenstellen der Datensätze
2. Datentransfer und Update des Online Shops

Hinweis:

1. Auch bei Netzwerk Versionen müssen Updates nacheinander ausgeführt werden. Die Vorbereitung des Online Shop Updates (Layout Internet Update) und der Export der Update Datei darf von einem Anwender ausgeführt werden.
2. Es darf nur eine Update Datei zur Zeit pro Shop hochgeladen werden.

Auswählen der Tabellen und zusammenstellen der Datensätze

Im Layout Internet Update finden Sie (ab Version 7.2.2) einen Tab/Reiter Komplett-Update und Teil-Update. Beim Komplett-Update werden alle ausgewählten Tabellen für den ausgewählten Shop komplett aktualisiert, beim Teil-Update werden nur die im Layout Internet Details markierten Produkte aktualisiert.

Bitte beachten Sie: Um mcn Commerce einmalig mit dem Online Shop zu synchronisieren, muss für jeden Online Shop als erstes ein Komplett-Update mit allen Tabellen (außer den Tabellen Sprache und Währung) ausgeführt werden!

Update Vorbereiten

• Wählen Sie im Feld Internet Shop auswählen den Online Shop aus, der aktualisiert werden soll.
• Wählen Sie die Tabellen aus, die Sie aktualisieren wollen
• Klicken Sie auf den Button Vorbereiten

Das Internet Update darf immer nur von einem Anwender zu Zeit ausgeführt werden. Ab Version 7.8.8 wird beim Anklicken des Button Vorbereiten und bei der Ausführung des Updates durch den Auto Pilot das Update für alle anderen Anwender gesperrt, bis der Anwender mit der Vorbereitung fertig ist.

1. Wenn ein Anwender auf den Button Vorbereiten klickt, oder der Auto Pilot ein Update ausführt
2. wird der jeweilige Anwender Name in diesem Feld angezeigt. Sollte das Update gesperrt sein, obwohl der angegebene Anwender gerade kein Update ausführt, kann das Feld mit wAdmin Rechten oder höher mit dem Button Reset zurückgesetzt werden

Zusammenstellen der Datensätze beim Teil-Update

• Gehen Sie in das Layout Internet Details und markieren Sie die Datensätze (siehe Abbildung unten), die aktualisiert werden sollen. Sie können dazu beliebige Suchabfragen ausführen. Mit dem Button AD setzen können Sie alle gefundenen Datensätze auf einmal markieren.
• Klicken Sie im Layout Internet Update auf den Tab/Reiter Teil-Update

Der Rest ist wie beim Komplett-Update: Für die markierten Datensätze können Sie auswählen, welche Tabellen aktualisiert werden.

1. Wenn Sie den Datensatz markieren, können Sie den Datensatz beim Teil-Update zusammen
   mit den anderen markierten Datensätzen updaten
2. Mit diesem Button können Sie alle aktuell aufgerufenen Datensätze markieren oder bei allen markierten
   Datensätzen auf einmal die Markierung entfernen

1. Der Aktionspunkt für das Online Update
2. Wenn Sie auf diesen Aktionspunkt klicken, können Sie das Teil Update für die markierten Datensätze ausführen
3. Danach klicken Sie erst auf den Button Vorbereiten
4. und dann auf den Button Export und direktes Shop update

Unterschiede Komplett-Update und Teil Update

Neben der Anzahl der Datensätze, die beim Komplett-Update bzw. beim Teil-Update aktualisiert werden, gibt es folgende Unterschiede:

1. Beim Teil-Update werden Produkte, bei denen Sie den Status auf 0 gesetzt haben, nicht aus dem Online Shop entfernt, sondern dort ebenfalls auf Offline gesetzt
2. In allen Fällen, bei denen Zuordnungen (Löschen von Extra Bildern) muss ein Komplett-Update gemacht werden

Datentransfer und Update des Online Shops

Sie haben drei Möglichkeiten für das Update Ihres Online Shops:

1. Direktes Update aus mcn Commerce heraus:
   Nach der Vorbereitung der Daten und klicken Sie auf den Button Export und direktes Shop Update
   Dies ist die bequemste Methode und das Standard Update.
   Eine Anleitung dafür finden Sie hier:
   
   Anleitung Direktes Update
2. Direktes Update mit einem Webbrowser:
   Hierbei klicken Sie ebenfalls auf den Button Export und direktes Shop Update
   Statt aber das Update innerhalb von mcn Commerce zu machen, rufen Sie einfach die Url Ihrer Update Seite im Browser auf: z.B. http://www.mein_online_shop.de/mcnExchange/form.php (Sie können ein Bookmark dieser Seite in Ihrem Browser anlegen).
   Anschließend Laden Sie die gerade exportierte Datei hoch.
   Der Vorteil dieser Methode ist, dass Sie ohne Unterbrechung mit mcn Commerce weiter arbeiten können. Sie können das Update auch von einem anderen Rechner aus machen, der noch nicht mal mcn Commerce installiert hat.
3. Indirektes Update mit phpMyAdmin:
   Diese Methode brauchen Sie nur anzuwenden, wenn Sie gar keinen Zugriff auf Ihren WebServer haben oder das mcnExchange Paket auf Ihrem WebServer nicht installieren können.
   Eine Anleitung dafür finden Sie hier:
   
   Anleitung Update mit phpMyAdmin

Direktes Update des Online Shops

In Ihrem mcn Commerce Verzeichnis, finden Sie einen Ordner mcnExchange. Dieser enthält die Dateien für das Update des Online Shops.

Die Anleitung für die Installation der mcnExchange Schnittstelle auf Ihrem Online Server finden Sie hier:

Wenn Sie in den Systemeinstellungen Internet den Pfad zum Online Shop eingetragen haben, erscheint der komplette Pfad auf der Update Seite.

Hinweis:

• Wenn Sie auf den Text klicken, wird die Seite in Ihrem Browser aufgerufen.
• Diesen Pfad können Sie auch als Bookmark in Ihrem Browser speichern und die Export Datei über den Browser Updaten.

Vorteile dieser Methode:

• Der Browser kann im Hintergrund das Upload bearbeiten und Sie können schon mit mcn Commerce weiter arbeiten
• Sie können das Update auch von einem Rechner machen, auf dem kein mcn Commerce installiert ist

Update des Online Shops

Nachdem das Update zusammengestellt wurde, erscheint im Ausschnitt der Update Dialog. Wählen Sie die gespeicherte Update Datei aus. Anschließend startet sofort das Update des Online Shops.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben warten Sie, bis Sie diese oder eine ähnliche Meldung in diesem Ausschnitt sehen:

Die Datei wurde erfolgreich hochgeladen / Upload successfull
Update des Online Shops erledigt / Online Shop update successfull

Dann ist das Update fertig und Sie können das Layout verlassen.

Die erste Zeile erscheint, wenn die Datei erfolgreich zum Online Shop hochgeladen wurde. Die zweite Zeile besagt, dass die darin enthaltenen Daten ohne Fehler vom Online Shop übernommen werden konnten.